Odaberite svoj jezik
Studije slučaja (Case Studies)
Stvarni IT projekti, konkretni izazovi i rješenja iz prakse. Kroz studije slučaja prikazujemo kako pristupamo Microsoft 365 implementacijama, IT održavanju, sigurnosti, backupu i drugim poslovnim IT projektima. Radi zaštite privatnosti naših klijenata, identifikacijski podaci i pojedini tehnički detalji mogu biti anonimizirani ili prikazani okvirno.
Kako je za tvrtku sa 100 zaposlenih izgrađen prilagođeni sustav za upravljanje poslovnom dokumentacijom. Dokumentacija raspoređena između papirnatih fascikala, lokalnih računala, e-mailova i mrežnih mapa s vremenom postaje ozbiljan operativni problem. Dokumente je teško pronaći, ne postoji jedinstven pregled aktualnih verzija, a važni rokovi ovise o ručnom praćenju pojedinih zaposlenika.
Za tvrtku s približno 100 zaposlenih razvijen je prilagođeni Document Management System (DMS) na platformi SharePoint Online. Rješenje je objedinilo ključnu poslovnu dokumentaciju na jednome mjestu, standardiziralo način njezina evidentiranja te automatiziralo označavanje dokumenata, odobravanja i obavijesti o rokovima.
Projekt ukratko:
Prije implementacije DMS-a tvrtka nije imala centralno mjesto za upravljanje dokumentacijom. Dokumenti su se čuvali u kombinaciji papirnatih fascikala, e-mailova, lokalnih računala i mrežnih mapa. Takav način rada otežavao je pronalaženje informacija i stvarao rizik da se važna poslovna radnja ne izvrši na vrijeme.
Poseban izazov bilo je praćenje rokova povezanih s određenim vrstama dokumentacije, primjerice isteka ili produljenja ugovora. Informacije nisu bile objedinjene, a praćenje je ovisilo o ručnim evidencijama i pojedinačnim zaposlenicima.
Cilj projekta bio je izgraditi logičan, siguran i korisnicima razumljiv sustav koji će:
SharePoint DMS izrađen je od nule i prilagođen stvarnim procesima korisnika. Njegovu osnovu čini sedam biblioteka dokumenata, od kojih svaka predstavlja zasebnu poslovnu cjelinu.
Unutar biblioteka koriste se Document Setovi koji povezane datoteke organiziraju u logične cjeline. Jedan Document Set može sadržavati više dokumenata i različite formate datoteka, poput PDF-a, Worda, Excela i slika. Time je izbjegnuta potreba za složenom strukturom mapa, dok se dokumentacija organizira putem poslovnog konteksta i metapodataka.
Na razini sustava definirani su zajednički podaci, kao što su partner, napomena, datum zaprimanja, status i opcionalni datum obavijesti. Svaka biblioteka uz njih koristi i vlastite metapodatke prilagođene konkretnom procesu. Pojedina polja postavljena su kao obvezna, ovisno o zahtjevima određenog modula.
Prikazi su prilagođeni načinu rada korisnika: Document Setovi imaju vlastita pregledna polja, dok dokumenti unutar njih koriste zaseban skup prikaza i metapodataka. Vizualno označavanje polja dodatno olakšava prepoznavanje statusa i važnih informacija.
Jedan od ključnih elemenata sustava jest centralna SharePoint lista poslovnih partnera. Ona sadrži standardizirane podatke poput naziva tvrtke, OIB-a, kontaktnih podataka i adrese te predstavlja jedini službeni izvor podataka o partnerima unutar DMS-a.
Korisnici s odgovarajućim ovlastima mogu dodavati i uređivati partnere, dok se u bibliotekama partner odabire putem lookup polja. Tako se sprječavaju nedosljedni unosi poput različitih verzija naziva iste tvrtke. OIB služi i za prepoznavanje mogućih duplikata, a promjene podataka o partneru dostupne su u povezanim zapisima.
Odgovorne osobe iz tvrtke biraju se izravno iz Microsoft 365 imenika, čime se dodatno smanjuje ručni unos i mogućnost pogreške.
Za označavanje dokumentacije razvijen je prilagođeni Power Automate proces koji dokumentima dodjeljuje jedinstvene interne oznake na razini cijelog DMS-a. Time je uvedena dosljedna evidencija bez oslanjanja na ručno vođene brojeve.
Uz biblioteke je izrađen i centralni registar dokumenata. Registar se automatski popunjava, objedinjuje dokumente neovisno o tome u kojoj se biblioteci nalaze te sadrži izravnu poveznicu na izvorni dokument.
Korisnici registar mogu filtrirati prema relevantnim kriterijima, među kojima su:
U kombinaciji sa SharePoint pretraživanjem i prilagođenim prikazima, registar korisnicima daje jedinstven pregled dokumentacije bez potrebe za zasebnim pretraživanjem svake biblioteke.
Power Automate koristi se i za praćenje važnih datuma. Ovisno o biblioteci i vrsti dokumentacije, sustav može poslati obavijest o isteku, obnovi ili drugoj potrebnoj radnji.
Uz unaprijed definirane poslovne scenarije, korisnik može postaviti i osobnu obavijest povezanu s konkretnim dokumentom i datumom. Na taj način DMS nije samo spremište datoteka nego aktivno pomaže korisnicima u upravljanju obvezama.
Za dokumente koji zahtijevaju provjeru omogućen je proces odobravanja sa statusima Pending, Approved i Rejected. U postupku može sudjelovati više odobravatelja, a kod odbijanja dokumenta obvezno se bilježi komentar.
Sustav čuva podatak o tome tko je donio odluku i kada. Vidljivost dokumenta tijekom odobravanja ovisi o ovlastima korisnika, čime se sprječava da nedovršena ili neodobrena dokumentacija bude dostupna osobama koje je ne trebaju vidjeti.
Odbijeni dokument odgovorna osoba može pregledati i ovisno o razlogu odbijanja, ispraviti, premjestiti u odgovarajuću biblioteku ili ukloniti.
Svaka biblioteka ima zasebno definirana prava pristupa. Korisnici, ovisno o svojoj ulozi i poslovnim potrebama, mogu imati puna prava, mogućnost uređivanja ili samo čitanja. Brisanje, izmjena metapodataka, upravljanje verzijama i preuzimanje dokumenata također ovise o dodijeljenim ovlastima.
SharePointova povijest verzija omogućuje pregled razvoja dokumenta kroz vrijeme. Primjerice, početna verzija ugovora bez potpisa i naknadno učitana potpisana verzija ostaju evidentirane unutar povijesti istog dokumenta. Ovlašteni korisnik po potrebi može vratiti prethodnu verziju.
Recycle Bin pruža dodatnu zaštitu od slučajnog brisanja. Ako korisnik ukloni dokument i zatim ga izbriše iz vlastitog koša, ovlašteni administrator još ga može vratiti iz druge razine SharePoint koša. Ove mogućnosti olakšavaju oporavak od korisničke pogreške, iako nisu zamjena za formalnu sigurnosnu kopiju.
Najveći izazov projekta bio je osmisliti logičnu strukturu cjelokupne dokumentacije te za svaku biblioteku definirati odgovarajuće metapodatke, prikaze i pravila.
Sustav je zato razvijan iterativno, biblioteku po biblioteku, uz paralelne konzultacije s korisnikom. Korisnici su sudjelovali u definiranju strukture i testiranju, što je omogućilo da se pojedini moduli prilagode stvarnom načinu rada prije konačnog puštanja u upotrebu.
Automatizacije su implementirane putem namjenskog servisnog računa, uz dostupnu evidenciju njihova izvršavanja. Nakon implementacije izrađene su tehnička dokumentacija i korisničke upute, provedena je edukacija te osigurano razdoblje podrške i dorada.
Unos postojeće dokumentacije u novi DMS organizirao je korisnik, dok je implementirano rješenje osiguralo strukturu i pravila potrebna za njezino dosljedno evidentiranje.
Implementacijom SharePoint DMS-a upravljanje ključnom poslovnom dokumentacijom digitalizirano je i centralizirano. Umjesto razdvojenih papirnatih i digitalnih evidencija, korisnici su dobili jedinstveno mjesto za unos, pronalaženje, praćenje i kontrolu dokumenata.
Projektom su ostvareni sljedeći rezultati:
Iako nakon implementacije nisu provedena formalna KPI mjerenja, rješenje je uklonilo ključni početni problem: nedostatak centralnog, strukturiranog i pretraživog mjesta za poslovnu dokumentaciju i pripadajuće rokove.
Odgovornosti su obuhvatile analizu poslovnih potreba, dizajn informacijske arhitekture, izradu SharePoint biblioteka i metapodataka, konfiguraciju prikaza i prava pristupa, razvoj Power Automate procesa, testiranje, tehničku dokumentaciju, korisničke upute, edukaciju i podršku nakon implementacije.
Korištene tehnologije
Učinkovit DMS nije samo mjesto za pohranu datoteka. Njegova je vrijednost u tome što dokumentaciju povezuje s poslovnim procesima, odgovornostima i rokovima te korisnicima omogućuje da u svakom trenutku pronađu aktualnu informaciju.
Ovim je projektom postojeće Microsoft 365 okruženje pretvoreno u centraliziran sustav prilagođen stvarnim potrebama organizacije. Tvrtka je dobila jasnu strukturu dokumentacije, kontrolirani pristup, sljedivost promjena i automatizirane procese, uz mogućnost daljnjeg razvoja sustava kako se poslovne potrebe budu mijenjale.
Ako se dokumenti u vašoj organizaciji još uvijek nalaze u različitim mapama, e-mailovima, na lokalnim računalima i u papirnatom obliku, SharePoint DMS može ih objediniti u siguran, pregledan i pretraživ sustav.
Javite nam se kako bismo zajedno analizirali vaše procese i osmislili SharePoint rješenje prilagođeno načinu na koji vaša organizacija stvarno radi.
Pošaljite nam upit ili zatražite povratni poziv – naš tim će vam se javiti u najkraćem roku.
Ili nas jednostavno kontaktirajte direktno: 📞 +385 98 397 399
Imnet d.o.o.
Ured Sesvete:
+385 98 397 399
Ured Bjelovar:
+385 98 980 51 55
Ugovorni korisnici:
+385 98 30 77 30