Ponuda je spremljena na mrežnom disku, kolega radi od kuće, a klijentu je poslana starija verzija dokumenta. U međuvremenu računovodstvo ima svoju kopiju i nitko nije siguran koja je posljednja. Ako vam je takva situacija poznata, vrijedi provjeriti odgovara li postojeći način pohrane dokumenata stvarnom načinu rada vaše tvrtke.

Koliko košta IT održavanje za tvrtku s 30 računala i jednim serverom? Naizgled jednostavno pitanje. Broj računala je poznat, server je jedan i moglo bi se očekivati da je to dovoljno za okvirnu mjesečnu cijenu održavanja.

Ponedjeljak, 8:05 ujutro. Računovodstvo ne može otvoriti poslovni program. Prodaja ne prima e-mail, jedna zaposlenica ne može pristupiti dokumentima, a direktor pokušava saznati tko može doći i kada.

Krađa jedne lozinke može biti dovoljna da napadač dobije pristup poslovnom e-mailu, ponudama, računima, SharePoint dokumentima ili kontaktima kupaca. Zato uvođenje MFA zaštite u tvrtki nije dodatna administrativna prepreka, nego razumna sigurnosna mjera koja može spriječiti velik dio pokušaja neovlaštene prijave.

Kad narudžba u web shopu stigne u petak poslijepodne, a kupac je platio karticom, narudžba automatski dobiva status “u obradi”, ali sve dalje ide ručno. Netko mora otvoriti program za račune i izdati ga. Zatim mora otvoriti sučelje dostavne službe i izraditi naljepnicu za paket. Na kraju mora prepisati broj pošiljke i poslati ga kupcu i to sve u ponedjeljak.

Račun koji stigne e-mailom, prijava djelatnika na Microsoft 365 i pristup datotekama na NAS uređaju često prolaze kroz istu mrežnu vezu. Kada ta veza nije dovoljno zaštićena, jedan klik na lažnu poruku ili nezaštićeni udaljeni pristup mogu zaustaviti rad cijelog ureda. Firewall za malu tvrtku zato nije samo mrežni uređaj u ormaru koji povezuje ured s internetom. On je kontrolna točka koja odlučuje što smije ući u mrežu, što smije izaći iz nje i kada treba reagirati prije nego što problem postane prekid poslovanja.

Email koji kasni, dokument koji je spremljen samo na nečijem računalu ili zaposlenik koji ne može pristupiti važnoj ponudi s terena nisu sitni tehnički problemi. To su prekidi poslovanja. Dobro planirana migracija na Microsoft 365 rješava takve rizike, ali samo ako se prije prijenosa podataka utvrdi što tvrtka stvarno koristi, što treba zaštititi i kako zaposlenici rade.

Poslovni email na privatnim adresama, dokumenti u nekoliko nepovezanih mapa i zaposlenici koji ne znaju koja je verzija ugovora posljednja često nisu mali organizacijski propusti. To su rizici koji usporavaju naplatu, otežavaju suradnju i otvaraju prostor za gubitak podataka. Microsoft 365 implementacija za tvrtke rješava upravo te svakodnevne probleme, ali samo ako se planira prema stvarnom načinu rada tvrtke, a ne prema popisu dostupnih aplikacija.