Povezivanje web stranice s poslovnim sustavima tvrtke

Kad narudžba u web shopu stigne u petak poslijepodne, a kupac je platio karticom, narudžba automatski dobiva status “u obradi”, ali sve dalje ide ručno. Netko mora otvoriti program za račune i izdati ga. Zatim mora otvoriti sučelje dostavne službe i izraditi naljepnicu za paket. Na kraju mora prepisati broj pošiljke i poslati ga kupcu i to sve u ponedjeljak.

Dok narudžbi ima nekoliko dnevno, taj je tijek posve izvediv. Kada ih bude više, on počinje određivati koliko brzo roba izlazi iz skladišta i koliko često neki korak ostane nedovršen ili pogrešan.

Svaki od tih koraka odvija se u poslovnim sustavima koje tvrtka koristi. Račun nastaje u knjigovodstvenom programu, naljepnica u sučelju dostavne službe, a u pozadini stoje i sustavi u kojima se čuvaju dokumenti i vodi komunikacija. Zato ih se isplati povezati jer se time dio svakodnevnih poslova oko narudžbi može automatizirati.

Povezivanje WooCommerce web shopa s poslovnim sustavima

Jedna narudžba može pokrenuti više procesa koji se odvijaju izvan samog web shopa. Povezivanjem WooCommercea s drugim poslovnim sustavima podaci iz narudžbe mogu se automatski koristiti u sljedećim koracima, bez ponovnog ručnog unosa.

Stanja narudžbe i gdje se poslovni sustavi povezuju

Da bismo razumjeli gdje se poslovni sustavi uopće mogu spojiti, korisno je pogledati što se s narudžbom događa od trenutka kada je kupac pošalje, a za primjer ćemo uzeti WooCommerce web shop.

WooCommerce narudžbu vodi kroz nekoliko stanja. Ako je kupac platio karticom, sustav za naplatu potvrđuje transakciju i narudžba automatski prelazi u obradu. Kada je roba zapakirana i pripremljena za dostavu, trgovac narudžbu označava završenom.

Te promjene stanja nisu samo oznake u popisu narudžbi. Svaka od njih je događaj koji drugi sustavi mogu prepoznati i na njega reagirati. Zato pitanje kod povezivanja nije samo može li se neki sustav povezati, nego i na kojem se stanju narudžbe njegov posao treba pokrenuti.

Odgovor na to pitanje razlikuje se od tvrtke do tvrtke i o njemu ovisi hoće li povezivanje raditi ono što se od njega očekuje.

Izdavanje računa i fiskalizacija web shopa

Bez povezivanja web shopa s programom za izdavanje računa, podatke iz narudžbe moramo unijeti ručno, a iz toga proizlaze dvije stvari.

Prva su pogreške u unosu. Najčešće se odnose na podatke kupca ili čak izostavljene stavke računa. Račun tada nije valjan, pa slijedi ispravak i dopisivanje s kupcem.

Druga je vrijeme izdavanja. Račun nastaje onda kada osoba zadužena za to dođe do njega, a ne onda kada je narudžba završena. Vikendom i tijekom godišnjih odmora ta razlika zna biti u nekoliko dana.

Povezivanjem se taj korak prebacuje na sustav. Podaci iz narudžbe odlaze u program za izdavanje računa, on račun izda, fiskalizira i pošalje kupcu, a broj računa i poveznica na dokument vraćaju se natrag u narudžbu.

Način na koji se ta veza uspostavlja razlikuje se od programa do programa i ta razlika nije samo tehnička.

SOLO ima službeni dodatak za WooCommerce. Dodatak se instalira u WordPress, prati promjene stanja narudžbe i podatke šalje programu, pa se veza postavlja i nadzire na strani web shopa.

E-racuni.hr nema takav dodatak i radi obrnuto. Veza se postavlja u samom programu, koji se na trgovinu spaja preko WooCommerceova sučelja za razmjenu podataka. Za to su potrebni adresa trgovine, korisničko ime i pristupni ključ. Program narudžbe povlači u razmacima, po zadanim postavkama otprilike jednom na sat, a uz uključene webhookove prijenos je trenutačan. Razmjena pritom ide u oba smjera, pa se promjena stanja zaliha vraća natrag u trgovinu.

Dostava i praćenje pošiljki

Naljepnica za pošiljku obično se izrađuje u web aplikaciji dostavne službe, gdje se adresa i podaci o primatelju unose rukom. Pogreška u prijepisu adrese znači pošiljku koja se vraća, ponovno slanje i vrijeme potrošeno na dopisivanje s dostavljačem i kupcem. Sve to zbog jednog krivo upisanog znaka.

Drugi dio istog posla je ručno slanje broja pošiljke. Ako ga ne pošaljete kupcu, on nema kako pratiti gdje mu je paket, pa zove, šalje poruke, a vi morate provjeravati gdje je pošiljka.

Povezivanjem s dostavnom službom naljepnica nastaje iz podataka koji već postoje u narudžbi, a broj pošiljke vraća se u narudžbu i odlazi kupcu u poruci o slanju. Za hrvatske dostavne službe za to uglavnom postoje gotova rješenja.

Tvrtkama koje takvo povezivanje tek uvode, h1 design radi izradu i povezivanje web shopa s poslovnim sustavima, uključujući programe za izdavanje računa i dostavne službe.

Povezivanje web stranice s internim sustavima tvrtke

Povezivanje web stranice s poslovnim sustavima ne mora završiti izdavanjem računa, dostavom ili drugim procesima vezanim uz web shop. Web stranica često je i mjesto na kojem tvrtka zaprima upite, zahtjeve, dokumente i druge podatke koji nakon toga trebaju nastaviti svoj put unutar organizacije.

Ako ti podaci završavaju samo u email sandučiću, zaposlenik ih često mora ručno proslijediti, evidentirati ili spremiti na odgovarajuće mjesto. Povezivanjem s internim poslovnim sustavima dio tog procesa može se automatizirati.

Od web obrasca do Microsoft 365 i SharePointa

Jedan od najjednostavnijih primjera je kontaktni obrazac putem kojeg tvrtka zaprima zahtjeve za ponudom, prijave, rezervacije ili dokumentaciju korisnika. Uobičajeno je da nakon ispunjavanja obrasca podaci stignu na poslovnu email adresu, gdje daljnja obrada ovisi o zaposleniku koji je poruku zaprimio.

Kod nekoliko zahtjeva mjesečno takav način rada može biti sasvim dovoljan. Međutim, s većim brojem upita pojavljuju se dodatni ručni koraci: privitak treba spremiti, podatke evidentirati, zahtjev proslijediti odgovornoj osobi i pratiti je li obrađen.

Ako tvrtka koristi Microsoft 365, dio tog procesa moguće je automatizirati. Poruka pristigla u poslovni sandučić može pokrenuti automatizirani tijek koji izdvaja potrebne podatke i privitke te ih sprema na odgovarajuće mjesto u SharePointu.

Primjerice, proces može izgledati ovako:
web obrazac → poslovni email → automatizirana obrada → SharePoint → obavijest odgovornoj osobi

Na taj način dokument zaprimljen putem web stranice ne mora ostati samo kao privitak u nečijem email sandučiću. Može se automatski pohraniti u odgovarajuću biblioteku dokumenata, a podaci poput naziva klijenta, vrste zahtjeva, datuma ili statusa evidentirati uz njega.

Kod složenijih procesa web stranica može se i izravno povezati s internim sustavom putem API-ja ili drugog integracijskog mehanizma. Koji je pristup primjereniji ovisi o količini podataka, važnosti procesa i načinu na koji tvrtka već koristi svoje poslovne sustave.

SharePoint kao dio poslovnog procesa

Kada podaci i dokumenti stignu u SharePoint, vrijednost povezivanja nije samo u tome što su automatski spremljeni izvan email sandučića. SharePoint omogućuje njihovu organizaciju prema načinu na koji tvrtka stvarno radi.

Dokumenti se mogu razvrstavati prema klijentu, projektu ili vrsti zahtjeva, uz dodatne podatke poput datuma zaprimanja, odgovorne osobe i statusa obrade. Istodobno se mogu definirati ovlasti kako bi pojedinim dokumentima i informacijama pristupali samo zaposlenici kojima su potrebni.

Na temelju tih podataka moguće je nastaviti i sam poslovni proces. Novi zahtjev može pokrenuti obavijest odgovornoj osobi, promjenu statusa ili drugi unaprijed definirani korak, bez potrebe da zaposlenici ručno prosljeđuju poruke i privitke između email sandučića.

Primjerice, zahtjev zaprimljen putem web stranice može proći kroz proces:
novi zahtjev → dokumentacija u SharePointu → dodjela odgovornoj osobi → obrada → završeno

Cilj pritom nije automatizirati svaki korak samo zato što je to tehnički moguće. Kod manjih tvrtki često je dovoljno ukloniti nekoliko ponavljajućih radnji, ručno spremanje dokumenata, prepisivanje podataka ili prosljeđivanje zahtjeva kako bi proces bio jednostavniji i manje podložan pogreškama.

Takva SharePoint rješenja za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima mogu se prilagoditi stvarnom načinu rada tvrtke, bez uvođenja nepotrebno složenog sustava. Kako takva implementacija može izgledati u praksi, prikazali smo u studiji slučaja SharePoint DMS: od razbacane dokumentacije do centraliziranog sustava.

Povezivanje treba pratiti stvarni poslovni proces

Povezivanje web stranice s poslovnim sustavima nije samo tehničko pitanje. Prije implementacije potrebno je razumjeti što se događa s podatkom nakon što ga korisnik unese i kroz koje sustave prolazi dok poslovni proces ne bude završen.

Kod web shopa to može značiti automatsko izdavanje računa, fiskalizaciju, pripremu dostave i slanje podataka za praćenje pošiljke. Kod poslovne web stranice isti princip može povezati zaprimljeni zahtjev s Microsoft 365 okruženjem, SharePointom i internim tijekom obrade.

Cilj pritom nije povezati što više sustava, nego ukloniti ručne korake tamo gdje povezivanje donosi stvarnu korist. Podatak koji je jednom unesen ne bi trebalo ponovno prepisivati, a dokument koji je zaprimljen ne bi trebalo ručno premještati kroz nekoliko sustava ako se taj dio procesa može pouzdano automatizirati.

Jednako je važno razmišljati o tome što se događa kada integracija prestane raditi. Veza koja radi na dan implementacije, ali nema odgovarajući nadzor ili dogovoren postupak u slučaju prekida, može prestati raditi bez da korisnici to odmah primijete.

Dobro povezani poslovni sustavi zato nisu oni u kojima je automatizirano sve što je tehnički moguće, nego oni u kojima tehnologija prati stvarni način rada tvrtke.

Dio teksta koji se odnosi na WordPress web shop i povezivanje s programima za izdavanje računa i dostavnim službama napisao je Dražen Stopić iz obrta h1 design, specijaliziranog za izradu web stranica i web shopova te SEO optimizaciju.