SharePoint ili mrežni disk: što odabrati za dokumente u tvrtki?

Ponuda je spremljena na mrežnom disku, kolega radi od kuće, a klijentu je poslana starija verzija dokumenta. U međuvremenu računovodstvo ima svoju kopiju i nitko nije siguran koja je posljednja. Ako vam je takva situacija poznata, vrijedi provjeriti odgovara li postojeći način pohrane dokumenata stvarnom načinu rada vaše tvrtke.

SharePoint je često bolji izbor za zajednički rad na poslovnim dokumentima i pristup izvan ureda. Mrežni disk može biti bolji za lokalne aplikacije i tehničke datoteke koje zahtijevaju brz pristup unutar mreže. U mnogim tvrtkama najbolje rješenje uključuje oba sustava.

U ovom članku uspoređujemo mrežni disk na serveru ili NAS uređaju sa SharePoint Onlineom, uslugom unutar Microsoft 365 okruženja.

Što je mrežni disk, a što SharePoint?

Mrežni disk je zajednički prostor za datoteke, najčešće na lokalnom serveru ili NAS uređaju. Zaposlenici ga u Windows Exploreru vide kao dodatni disk, primjerice S: ili P:. Otvaraju mape i spremaju dokumente na poznat način.

SharePoint Online omogućuje pohranu, organizaciju i zajednički rad na dokumentima u oblaku. Dokumenti se spremaju u biblioteke kojima korisnici pristupaju kroz preglednik, podržane Office aplikacije ili, uz odgovarajuću postavku, kroz Windows Explorer putem OneDrive sinkronizacije.

Razlika se najviše vidi kada više ljudi radi na istim dokumentima, kada trebaju pristup izvan ureda ili kada treba pratiti izmjene.

SharePoint ili mrežni disk: usporedba u svakodnevnom radu

Kada SharePoint ima više smisla?

Kada zaposlenici rade s različitih lokacija

Ako dio tima radi u uredu, dio od kuće, a dio na terenu, pristup dokumentima ne bi trebao ovisiti o slanju privitaka e-poštom. SharePoint omogućuje ovlaštenim korisnicima da otvore zajednički dokument putem interneta, bez VPN veze s uredom za pristup tim dokumentima.

Odabrane datoteke mogu biti dostupne i lokalno za rad bez interneta. Tada treba jasno postaviti sinkronizaciju i korisnicima objasniti kako provjeriti jesu li izmjene prenesene.

Kada više ljudi uređuje iste dokumente

Umjesto datoteka "ponuda_finalna", "ponuda_finalna2" i "ponuda_zadnja", tim može koristiti jedan zajednički dokument. Uz kompatibilan format i podržanu aplikaciju, više korisnika može istodobno uređivati Word, Excel ili PowerPoint datoteku.

Primjerice, prodaja priprema ponudu, tehnički kolega dopunjuje specifikaciju, a direktor dodaje komentar. Svi rade na istom dokumentu, bez međusobnog slanja novih kopija.

Kada dokumentaciju treba lakše pronaći i pratiti

Dokumenti se mogu organizirati po odjelima, klijentima ili projektima. Uz mape moguće je koristiti dodatne oznake, primjerice godinu, vrstu dokumenta ili status, te prikaze koji izdvajaju ono što zaposleniku treba.

Povijest verzija pomaže kada netko napravi pogrešnu izmjenu ili treba provjeriti raniji sadržaj. Za procese poput odobravanja dokumenta moguće je postaviti i automatizaciju, uz provjeru potrebnih licenci i zahtjeva procesa.

Više o takvoj organizaciji pročitajte u članku o sustavu za upravljanje dokumentima na SharePointu.

Kada mrežni disk i dalje ostaje dobar izbor?

Mrežni disk ima smisla kada se posao odvija pretežno unutar ureda ili kada aplikacije zahtijevaju pristup datotekama preko lokalne mreže. To mogu biti određeni računovodstveni i proizvodni programi, baze podataka ili specijalizirani poslovni sustavi.

Za CAD projekte, videozapise i druge velike ili međusobno povezane datoteke treba provjeriti način rada konkretnog programa. Sama mogućnost pohrane datoteke u SharePoint ne znači da će aplikacija ispravno raditi sa sinkroniziranom kopijom.

Podatke koje koristi poslovna aplikacija ne treba preseliti u SharePoint bez provjere podrške proizvođača i testiranja. Posebno je važno provjeriti zaključavanje datoteka, povezane putanje i istodobni rad više korisnika.

Dobro postavljen mrežni disk može imati jasno definirana prava pristupa, nadzor i mogućnosti vraćanja podataka. Njegova kvaliteta ovisi o konfiguraciji i održavanju, jednako kao što kvaliteta SharePoint rješenja ovisi o pravilnoj implementaciji.

Moraju li svi dokumenti biti na jednom mjestu?

Ne moraju. Često je praktičnije odrediti gdje pripada pojedina vrsta podataka.

• SharePoint: ponude, ugovori, interne procedure, predlošci i projektna dokumentacija na kojoj tim zajednički radi.
• Server ili NAS: podaci lokalnih aplikacija i tehničke datoteke za koje je lokalna pohrana prikladnija.

Primjerice, tvrtka može zadržati poslovni program na serveru, a ponude i ugovore organizirati u SharePointu. Zaposlenici dobivaju jednostavniji pristup dokumentima, bez promjene sustava koji već dobro podržava poslovanje.

Važno je odrediti službeno mjesto svake vrste dokumenta. Ako se iste datoteke paralelno uređuju na mrežnom disku i u SharePointu, ponovno nastaje problem različitih verzija.

Što je sigurnije?

Ni mrežni disk ni SharePoint nisu sigurni samo zato što su lokalni ili u oblaku. Sigurnost ovisi o korisničkim računima, pravima pristupa, zaštiti uređaja, pravilima dijeljenja i mogućnostima oporavka.

Kod mrežnog diska potrebno je održavati server ili NAS, ograničiti pristup prema poslovnoj potrebi i zaštititi računala koja mu pristupaju. Sigurnosne kopije treba zaštititi od napada na radno okruženje te redovito provjeravati vraćanje podataka.

Kod SharePointa treba postaviti višefaktorsku autentifikaciju, odgovarajuća prava i pravila vanjskog dijeljenja. Pristupe treba pregledavati i ukidati kada zaposlenik promijeni ulogu ili napusti tvrtku.

OneDrive sinkronizacija nije sigurnosna kopija. Brisanje ili neželjene izmjene lokalnih datoteka mogu se prenijeti u oblak. Povijest verzija i ugrađene mogućnosti oporavka pomažu, ali njihove rokove i opseg treba usporediti s potrebama tvrtke.

Za poslovno važne podatke treba definirati backup i plan oporavka: što se štiti, koliko dugo se kopije čuvaju i u kojem roku podaci moraju ponovno biti dostupni.

Što je isplativije?

Trošak mrežnog diska uključuje više od kupnje uređaja. Treba računati na diskove, održavanje, zamjenu opreme, backup i rješenje za pristup izvan ureda.

Kod SharePointa treba provjeriti licence, raspoloživi prostor, pripremu dokumentacije, migraciju, edukaciju i backup. Ako tvrtka već koristi Microsoft 365 paket koji uključuje SharePoint, osnovna usluga možda je već dostupna kroz postojeće licence.

To ipak ne znači da su uvođenje i sav potreban prostor besplatni. Treba provjeriti konkretan paket, ukupnu količinu podataka i dodatne zahtjeve. Microsoft 365 rješenje treba prilagoditi načinu rada tvrtke, a zatim usporediti ukupne troškove.

Isplativost uključuje i vrijeme zaposlenika. Traženje dokumenta, slanje kopija i ispravljanje pogrešnih verzija imaju trošak, čak i kada se ne vide na mjesečnom računu.

Kako pripremiti prelazak s mrežnog diska na SharePoint?

Migracija ne bi trebala početi kopiranjem svih postojećih mapa. Najprije treba pregledati dokumente, aplikacije i pristupe.

1. Popišite što se koristi. Odvojite aktivne dokumente, arhivu i podatke poslovnih aplikacija.
2. Odredite prava pristupa. Utvrdite tko smije pregledavati, uređivati i dijeliti pojedinu dokumentaciju.
3. Provjerite tehničke uvjete. Pregledajte formate, nazive, putanje, broj datoteka, prostor i potrebe za sinkronizacijom.
4. Počnite s jednim timom. Testirajte stvarni rad prije preseljenja ostatka dokumentacije.
5. Dogovorite prijelaz. Odredite kada novo mjesto postaje službeno i kako će se spriječiti paralelno uređivanje starih kopija.
6. Educirajte korisnike i provjerite oporavak. Zaposlenici trebaju znati gdje spremaju dokumente, kako ih dijele i kome prijavljuju problem.

Nije potrebno sinkronizirati svu dokumentaciju na svako računalo. Opseg sinkronizacije treba prilagoditi poslu pojedinog korisnika kako bi svakodnevni rad ostao pregledan i pouzdan.

Koje rješenje odgovara vašoj tvrtki?

Ako je glavni problem suradnja na dokumentima i pristup s različitih lokacija, SharePoint vrijedi razmotriti. Ako posao ovisi o lokalnim aplikacijama i specifičnim datotekama, mrežni disk može ostati važan dio sustava.

Imnet može pomoći pregledati postojeću pohranu, odrediti što ostaje lokalno, a što ima smisla preseliti u SharePoint te postaviti strukturu, pristupe, migraciju i zaštitu podataka.

Razmišljate o prelasku s mrežnog diska na SharePoint? Pošaljite nam upit i ukratko navedite gdje sada čuvate dokumente, koliko ih ljudi koristi i što vam u svakodnevnom radu stvara problem. Na temelju toga možemo predložiti sljedeći korak.