Sustav za upravljanje dokumentima (DMS) – SharePoint

Koliko puta ste morali pretraživati desetke mapa, e-mailova i starih USB-ova tražeći onu verziju ugovora ili važan dokument? Koliko puta ste izgubili dragocjeno vrijeme jer "taj dokument ima kolega koji je trenutno na godišnjem"? Upravljanje dokumentima u današnjem poslovanju često izgleda kao kaos, posebno kada se informacije nalaze na više lokacija u različitim verzijama i bez jasnog sustava praćenja.

U modernom poslovnom okruženju, vrijeme i točnost informacija postali su ključni resursi. Tvrtke koje nemaju centraliziran način rada s dokumentima suočavaju se s nizom problema:

• gubitak dokumenata,
• dupli unosi i zastarjele verzije,
• manjak kontrole tko ima pristup kojim podacima,
• poteškoće u ispunjavanju GDPR i internih sigurnosnih zahtjeva.

Zamislite sustav u kojem se svi poslovni dokumenti od ugovora i ponuda, do zahtjeva za godišnji odmor i internih pravilnika nalaze na jednom mjestu, sigurno pohranjeni, kategorizirani i dostupni svima koji ih trebaju (ali samo onima koji smiju). Sustav koji ne samo da čuva dokumente, nego aktivno pomaže u radu automatski podsjeća na isteke ugovora, vodi evidenciju statusa odobrenja i osigurava da svaka verzija bude točna i lako dostupna.

No, dok mnogi o DMS-u govore kao o kompleksnom IT rješenju, mi ga vidimo kao poslovni alat koji pojednostavljuje svakodnevni rad i donosi red u dokumentacijski nered. Naša rješenja temeljena su na Microsoft SharePoint platformi, pouzdanom, sigurnom i skalabilnom sustavu koji je dio Microsoft 365 oblaka. To znači da vaši dokumenti nisu "negdje na serveru", već u okruženju koje većina zaposlenika već koristi (Outlook, Teams, OneDrive…), samo sada pametno povezano i automatizirano.

Što je sustav za upravljanje dokumentima (DMS)?

Sustav za upravljanje dokumentima (engl. Document Management System – DMS) je digitalno središte u kojem se svi poslovni dokumenti ugovori, planovi, ponude, dopisi, zapisnici, evidencije, certifikati i drugi materijali nalaze organizirano, dostupno i sigurno. Umjesto da dokumente pohranjujete u beskrajnim mapama na disku, e-mailovima ili osobnim računalima zaposlenika, DMS omogućuje da sve bude centralizirano, strukturirano i pod kontrolom.

U praksi to znači da više ne morate razmišljati gdje je dokument spremljen, tko ga zadnji uređivao ili je li to uopće zadnja verzija. Sve te informacije sustav pamti sam, uz mogućnost praćenja svake izmjene, statusa odobrenja i pristupa. Za razliku od običnog „file servera", DMS nije samo digitalna ladica, nego inteligentan sustav koji razumije poslovne procese.

On zna da ugovor ima datum isteka, da ponuda prolazi odobrenje, da za narudžbenice treba proći kroz određene korake i da pojedini dokumenti zahtijevaju različite razine pristupa i autorizacije. Mi u Imnetu implementiramo DMS rješenja na platformi Microsoft SharePoint. Dokumenti su u sigurnom Microsoft 365 okruženju, dostupni s bilo kojeg uređaja. SharePoint donosi najbolje od oba svijeta: pouzdanost korporativnog sustava i fleksibilnost rješenja koje se može u potpunosti prilagoditi načinu rada vaše tvrtke. Osim što olakšava svakodnevni rad, DMS se često koristi i kao rješenje za arhiviranje poslovne dokumentacije, jer omogućuje sigurno digitalno čuvanje, jednostavno pretraživanje i brz pristup svim važnim dokumentima.

SharePoint DMS omogućuje vam da:

• imate centraliziranu bazu dokumenata dostupnu 24/7,
• definirate strukturu i kategorije koje odgovaraju vašem poslovanju,
• koristite automatizirane procese odobrenja, statusa i notifikacija,
• jednostavno pretražujete i filtrirate dokumente po metapodacima,
• kontrolirate tko ima pristup kojim vrstama dokumenata i na koji način.

Drugim riječima, DMS pretvara vaše dokumente iz pasivne arhive u aktivni poslovni alat koji ubrzava procese, smanjuje greške i olakšava svakodnevni rad.

Ključne mogućnosti i prednosti DMS sustava u SharePointu

Dobar sustav za upravljanje dokumentima ne bi trebao zahtijevati prilagodbu vašeg poslovanja njemu, on se treba prilagoditi vama. U nastavku donosimo najvažnije mogućnosti koje ovakav sustav donosi, uz konkretne primjere iz prakse.

1. Kategorizacija dokumenata i metapodaci

Zaboravite beskrajne mape i podmape u kojima se lako izgubite. U DMS sustavu svaki dokument ima metapodatke male informacijske oznake koje opisuju njegov sadržaj, svrhu i status. Primjerice, ugovor može imati metapodatke poput: naziv partnera, datum isteka, odjel, status odobrenja i slično. Zahvaljujući tome, pretraga postaje trenutačna, dovoljno je upisati naziv tvrtke ili vrstu dokumenta i SharePoint odmah prikazuje rezultat.

2. Prava pristupa i sigurnost podataka

Jedna od najvećih prednosti SharePoint sustava je mogućnost preciznog upravljanja pristupom. Svaki zaposlenik, tim ili odjel može imati točno određena prava, tko smije vidjeti, uređivati ili odobravati dokumente.

Primjerice:

• računovodstvo ima pristup ugovorima, narudžbenicama i financijskim izvještajima,
• odjel prodaje vidi samo svoje ponude i projekte,
• uprava ima uvid u sve, ali odobrenja se izdaju prema definiranim pravilima.

Time se postiže potpuna kontrola i sigurnost, što je posebno važno kod dokumenata koji sadrže osobne ili povjerljive podatke. Svi pristupi i promjene bilježe se automatski, pa se u svakom trenutku zna tko je što i kada napravio.

3. Automatizacija i workflow procesi

SharePoint DMS automatizira korake koji su se prije radili ručno (npr. odobrenja i statusi). Primjerice, kada se doda novi ugovor, sustav automatski obavještava odgovornu osobu da ga pregleda i odobri. Nakon odobrenja, ugovor se automatski prebacuje u status "Aktivan". Odobravanja, revizije i podsjetnici više ne ovise o e-mailovima i bilješkama, sve se odvija unutar sustava, transparentno i praćeno.

4. Reminderi i obavijesti

Koliko puta se dogodilo da ugovor istekne, a nitko se toga nije sjetio? U SharePoint DMS-u možete postaviti automatske podsjetnike za svaki važan datum, isteke ugovora, rokove plaćanja, obavezne revizije ili certifikate. Sustav će automatski poslati e-mail obavijest odgovornoj osobi nekoliko dana ili tjedana prije isteka, kako bi se stiglo reagirati na vrijeme.

5. Integracija s Microsoft alatima

Jedna od najvećih prednosti SharePointa je njegova potpuna integracija s ostatkom Microsoft 365 paketa. Dokument koji uređujete u Wordu možete jednim klikom spremiti u SharePoint. Zaposlenici tako rade u poznatom okruženju, nema potrebe za novim programima ili dodatnim edukacijama. Sve što im treba već koriste, samo sada povezano i organizirano.

6. Rad u oblaku – sigurno i uvijek dostupno

Svi dokumenti nalaze se u oblaku, unutar Microsoftove infrastrukture koja zadovoljava najviše sigurnosne standarde. To znači da su podaci zaštićeni od gubitka, oštećenja ili neovlaštenog pristupa, a istovremeno dostupni s bilo kojeg uređaja i lokacije. Bez obzira radite li iz ureda, od kuće ili na terenu dovoljno je prijaviti se svojim poslovnim računom i svi dokumenti su vam nadohvat ruke. A ako imate međunarodne timove, SharePoint omogućuje da svi rade na istim dokumentima u stvarnom vremenu, bez slanja privitaka i verzija putem e-maila.

7. Evidencija verzija i povijest izmjena

Svaki dokument u DMS-u ima svoju povijest. Ako se nešto slučajno promijeni ili izbriše, lako se možete vratiti na prethodnu verziju. Sustav automatski bilježi tko je što promijenio i kada, što olakšava kontrolu i smanjuje rizik od grešaka. Za revizore, menadžment ili compliance timove, ovo je iznimno vrijedna značajka koja donosi potpunu transparentnost.

8. Pretraživanje i filtriranje

Kada imate tisuće dokumenata, pretraga postaje presudna. DMS omogućuje brzo i precizno pretraživanje po nazivu, tipu dokumenta, partneru, datumu ili bilo kojem drugom kriteriju. Nema više listanja mapa i ručnog traženja, sve je indeksirano i dostupno u sekundi.

Zahvaljujući svim ovim funkcionalnostima, digitalizacija poslovanja uz SharePoint DMS postaje neizostavan alat. Dokumente koje ste nekad tražili pola sata sada pronalazite u nekoliko sekundi, a procesi koji su prije zahtijevali više e-mailova odvijaju se automatski, bez pogrešaka i kašnjenja.

Prilagodba prema potrebama korisnika

Svaka tvrtka ima svoj način rada. Netko vodi stotine ugovora s klijentima, drugi prati projekte, treći obrađuje račune ili dokumentaciju ljudskih resursa. Zato univerzalna rješenja rijetko funkcioniraju dugoročno.

Prava vrijednost DMS sustava leži u tome što se može potpuno prilagoditi načinu na koji vaše poslovanje diše. U Imnetu svaki sustav za upravljanje dokumentima gradimo od temelja zajedno s korisnikom, uz razumijevanje njegovih procesa, internih pravila i hijerarhije.

Struktura prema organizaciji vaše tvrtke

Na početku projekta definiramo kako vaša organizacija diže dokumente: po odjelima, projektima ili vrstama dokumenata.

Primjerice:

• Ugovori – kategorizirani po partnerima, vrstama i datumima isteka
• Financijska dokumentacija – narudžbenice, obračuni troškova i izvještaji povezani s partnerima
• Administrativni dokumenti – zapisnici, putni nalozi i drugi dokumenti koji prolaze kroz odobrenje
• Ponude – s metapodacima o statusu (u izradi, poslano, prihvaćeno)
• Ljudski resursi – ugovori o radu, rješenja, dopisi, godišnji odmori
• Interni dokumenti – pravilnici, obrasci, zapisnici, projekti

Za svaku od tih kategorija definiraju se posebni pretinci i metapodaci koji odgovaraju vašim poslovnim potrebama.

Metapodaci i pretraživanje po kriterijima

Jedan od ključnih koraka prilagodbe je definiranje metapodataka, informacija koje prate svaki dokument. To su, primjerice, naziv klijenta, datum ugovora, vrsta dokumenta, status, iznos, odjel i slično.

Kada su metapodaci pravilno postavljeni, pretraga i izvještavanje postaju moćni alati. Direktor može u par klikova pronaći sve aktivne ugovore koji istječu u idućih 30 dana ili sve ponude veće od određenog iznosa. Bez dodatnog rada, sve informacije već su u sustavu uređene, ažurne i dostupne.

Statusi i automatizirani tijekovi rada

DMS sustav ne služi samo za pohranu, nego i za praćenje statusa dokumenata kroz različite faze. Svaki dokument može imati definiran status poput "U pripremi", "Na odobrenju", "Odobreno", "Arhivirano".

Na primjer:

• Kada korisnik doda novi ugovor, automatski se šalje notifikacija voditelju na odobrenje.
• Nakon odobrenja, ugovor prelazi u aktivnu mapu i dobiva oznaku "Odobreno".
• Ako ugovor ima datum isteka, sustav automatski pokreće reminder 30 dana prije isteka.

Na taj način nema izgubljenih dokumenata, nema zaboravljenih rokova, a svaki korak u procesu je evidentiran i transparentan.

Verzioniranje

SharePoint automatski prati sve verzije dokumenata, svaku promjenu, tko ju je napravio i kada. Ako dođe do pogreške ili potrebe za povratom stare verzije, sve je dostupno u samo nekoliko klikova.

Zahvaljujući ovakvom sustavu, SharePoint se može koristiti i kao digitalna arhiva za arhiviranje poslovne dokumentacije, čime se fizičke mape i ormari znatno smanjuju, ali ne nestaju u potpunosti. U praksi, preporučuje se zadržati sigurnosnu (fizičku) kopiju ključnih dokumenata, posebno onih koji zahtijevaju originalne potpise ili imaju pravnu važnost.

Izvještaji, nadzorne ploče i integracije

Za veće sustave ili tvrtke koje žele dodatnu kontrolu, možemo dodati nadzorne ploče (dashboarde) i Power BI izvještaje. Tako možete u stvarnom vremenu vidjeti koliko dokumenata je u postupku odobrenja, koji ugovori istječu ili koliko dugo pojedini proces traje.

Potpuna prilagodba korisničkom iskustvu

Na kraju, sustav izgleda i funkcionira točno onako kako odgovara vašem timu. Moguće je prilagoditi izbornike, prikaze, filtre, obrasce za unos, pa čak i izgled početne stranice. Cilj je da se korisnici osjećaju prirodno i da im DMS ne bude "još jedan program", nego produžetak njihovog načina rada.

Upravo ta razina prilagodbe razlikuje Imnet DMS od generičkih rješenja. Ne nudimo kutiju s alatima, nudimo digitalnu arhivu i dokumentacijski sustav dizajniran prema vašem poslovanju, uz podršku stručnjaka koji razumiju kako funkcionira vaša svakodnevica.

Prednosti za vaše poslovanje

Uvođenjem sustava za upravljanje dokumentima, vaša tvrtka ne dobiva samo novu tehnologiju, dobiva red, kontrolu i sigurnost. To je promjena načina rada koja utječe na svaki dio poslovanja: od administracije i računovodstva, do menadžmenta i prodaje.

Evo najvažnijih koristi koje DMS sustav donosi:

1. Ušteda vremena i veća učinkovitost

Prema istraživanju McKinsey & Company i APQC instituta, zaposlenici u prosjeku potroše i do 20 % radnog vremena tražeći dokumente i informacije koje su im potrebne za posao. S DMS sustavom, to vrijeme vraćate natrag svom poslovanju. Dokument koji ste ranije tražili deset minuta, sada pronalazite u par sekundi. Sve je već organizirano, jasno označeno i dostupno u svakom trenutku.

Rezultat? Više vremena za zadatke koji donose stvarnu vrijednost, klijente, projekte i razvoj.

2. Manji administrativni troškovi

Digitalizacija dokumenata znači i manje papira, manje ispisa i manje ručnog rada. Smanjuje se potreba za fizičkim arhivama, tonerima, fasciklima i ormarima, a time i troškovi održavanja prostora. Još važnije, smanjuje se broj pogrešaka i ponovnog unosa podataka. Svaki dokument prolazi kroz jasan proces, bez duplikata i zastarjelih verzija, što direktno povećava produktivnost i preciznost.

3. Potpuna sigurnost i kontrola pristupa

U tradicionalnim sustavima, dokument može završiti bilo gdje, na desktopu, USB-u ili u e-mailu. U DMS sustavu, svaka datoteka ima svoje mjesto, pravila pristupa i zapis o svakoj promjeni. Samo ovlaštene osobe imaju pristup određenim dokumentima, a svaka izmjena se bilježi. To znači da u svakom trenutku znate tko je što radio i možete jednostavno dokazati usklađenost s internim pravilnicima ili zakonskim obavezama. Za podatke koji sadrže osobne informacije (GDPR), ovo je posebno važna prednost.

4. Rad na daljinu i dostupnost bilo gdje

Budući da se sustav temelji na Microsoft 365 oblaku, svi dokumenti su dostupni s bilo kojeg uređaja i lokacije, u uredu, kod kuće ili na terenu. Zaposlenici se prijavljuju svojim poslovnim računom i imaju pristup samo onome što im je dopušteno. Za moderne organizacije koje imaju timove na više lokacija ili omogućuju rad od kuće, ovo je ogroman korak naprijed. Ne gubi se produktivnost, a suradnja postaje jednostavna i brza.

5. Bolja preglednost i donošenje odluka

Svi dokumenti su dostupni u stvarnom vremenu, uz mogućnost izrade izvještaja i dashboarda. Menadžeri i direktori mogu u svakom trenutku vidjeti koliko je ugovora aktivno, koji čekaju odobrenje, koliko ih uskoro istječe ili koliko je dokumenata u obradi.

Kada su informacije lako dostupne i ažurne, odluke se donose brže i temeljem točnih podataka, a ne pretpostavki.

6. Brži onboarding i lakše uvođenje novih zaposlenika

Kada novi zaposlenik dođe u tvrtku, u DMS-u ima sve što mu treba: obrasce, pravilnike, procedure, predloške i upute. Ne mora tražiti po e-mailovima ili pitati kolege. To skraćuje vrijeme prilagodbe i povećava učinkovitost cijelog tima.

7. Znanje i dokumentacija ostaju u tvrtki

U mnogim organizacijama znanje "živi" u glavama zaposlenika. Kada netko ode, dio tog znanja nestane s njim. DMS rješenje mijenja to, sva dokumentacija, procedure, ugovori i dopisi ostaju sigurno pohranjeni i dostupni unutar sustava.

Tako tvrtka zadržava kontinuitet i stabilnost, bez obzira na promjene u kadrovima.

8. Profesionalniji dojam i bolja organizacijska kultura

Kada imate uređene procese, automatske podsjetnike, jasne verzije dokumenata i sustav koji sve drži pod kontrolom i vaši partneri to primjećuju. DMS donosi dozu profesionalnosti i povjerenja, jer pokazuje da vaša tvrtka vodi računa o redoslijedu, sigurnosti i točnosti. Zaposlenici rade mirnije i učinkovitije, a klijenti i partneri imaju povjerenje da surađuju s organizacijom koja zna što radi.

U konačnici, DMS nije samo tehničko rješenje to je temelj digitalne transformacije.
On ne zamjenjuje ljude, nego im omogućuje da rade pametnije, brže i sigurnije. Zato se sve više tvrtki, od manjih ureda do velikih korporacija, odlučuje na uvođenje DMS sustava kao ključnog koraka prema modernom, digitalnom poslovanju.

Zašto odabrati Imnet kao partnera

Odabir pravog sustava važan je, ali još je važnije tko ga implementira. Kod uvođenja sustava za upravljanje dokumentima ne radi se samo o tehnologiji, već o razumijevanju poslovnih procesa i načinu na koji ljudi u tvrtki rade.

Tu dolazimo mi.

Imnet ima iskustvo u implementaciji Microsoft 365 i SharePoint rješenja za male i srednje tvrtke. Naša prednost je u pristupu, svaki projekt započinjemo analizom vašeg postojećeg načina rada i zajedno oblikujemo rješenje koje se savršeno uklapa u vaše potrebe.

Ne nudimo gotove predloške, već potpuno prilagođene sustave s jasnom strukturom, definiranim metapodacima, automatizacijama i pravima pristupa po korisničkim grupama. Brinemo da sustav ne bude samo tehnički ispravan, nego koristan i jednostavan za korištenje.

Nakon implementacije, osiguravamo i podršku, edukaciju zaposlenika i mogućnost daljnjeg razvoja, jer poslovanje se mijenja, a sustav treba rasti s njim.
Ako tražite partnera koji razumije i tehniku i poslovanje, Imnet je pravo mjesto za početak vaše digitalne transformacije.