Od sporog računala do uređenog IT okruženja

Kako je mala tvrtka dobila vlastiti IT odjel bez zapošljavanja informatičara. Sve je počelo jednostavnom prijavom: "Računalo radi sporo". Riječ je o maloj hrvatskoj uslužnoj tvrtki s pet zaposlenika i jednom uredskom lokacijom. Tvrtka nije imala vlastitog informatičara, evidenciju opreme ni jasno definiranu osobu odgovornu za IT. Kada bi se pojavio problem, pomoć se tražila preko poznanika.

Takav pristup može funkcionirati neko vrijeme. Međutim, kako se poslovanje sve više oslanja na računala, e-poštu i digitalne dokumente, povremena pomoć više nije dovoljna. Potrebno je znati u kakvom je stanju oprema, koje se licence koriste, gdje se čuvaju podaci i kome se zaposlenici mogu obratiti kada nešto prestane raditi.

Problem nije bio samo u sporom računalu

Pregledom računala utvrđeno je da problem nije moguće kvalitetno riješiti jednom manjom nadogradnjom. Uređaj je imao samo 250 GB prostora za pohranu, premalo radne memorije i zastarjelu hardversku platformu bez podrške za TPM 2.0, zbog čega nije ispunjavao uvjete za Windows 11.

Povećanje kapaciteta diska kratkoročno bi ublažilo jedan simptom, ali ne bi riješilo ostala ograničenja. Nakon razgovora s klijentom donesena je odluka o nabavi novog računala, prilagođenog današnjim potrebama i spremnog za daljnje korištenje.

No analiza nije završila na hardveru. Razgovor o jednom sporom računalu otvorio je šire pitanje: kako je organizirano cjelokupno IT okruženje tvrtke?

Tehnologija se koristila, ali bez jasnog sustava

Zaposlenici su koristili različita brendirana računala, ali nije postojala objedinjena evidencija opreme, korisničkih računa i licenci. Tvrtka nije imala ni organiziran, provjeren sustav za sigurnosno kopiranje podataka.

E-pošta se koristila putem hosting usluge, a više zaposlenika dijelilo je pristupne podatke zajedničke adrese. Takav način rada otežava kontrolu pristupa i svakodnevnu suradnju, posebno kada više osoba treba pratiti istu komunikaciju.

Klijent je znao kako trenutačno radi, ali nije bio upoznat s mogućnostima koje bi mu mogle pojednostavniti poslovanje. Upravo je tu Imnet preuzeo ulogu vanjskog IT odjela: nije samo otklonio prijavljeni kvar, nego je sagledao potrebe tvrtke u cjelini i predložio primjerenije rješenje.

Prelazak na uređeno digitalno radno mjesto

Nakon predstavljanja dostupnih mogućnosti, tvrtka je odlučila prijeći na Microsoft 365. Imnet je pripremio okruženje i proveo migraciju postojeće e-pošte s hosting platforme, bez značajnog prekida rada korisnika.

Nova organizacija donijela je nekoliko važnih poboljšanja:

• svaki korisnik dobio je vlastiti poslovni račun
• zajednička e-adresa uređena je kao shared mailbox, bez potrebe za dijeljenjem lozinke
• OneDrive je uveden za poslovnu pohranu podataka
• SharePoint je omogućio zajednički rad na dokumentima i praćenje njihovih verzija
• zajednički Outlook kalendar omogućio je bolji pregled obveza i zaduženja
• uređene su licence i dokumentirano je postojeće IT okruženje

Najveći izazov nije bila sama migracija. Trebalo je korisnicima, koji se ne bave informatikom, jednostavno objasniti što im nova tehnologija omogućuje i kako će im olakšati svakodnevni rad.

Zaposlenicima pritom nisu bili potrebni komplicirani tehnički detalji. Njima je najvažnije da alati rade, da mogu pronaći potrebne dokumente i da znaju kome se obratiti kada im zatreba pomoć.

Vanjski IT odjel prilagođen maloj tvrtki

Imnet danas održava Microsoft 365 okruženje i računala klijenta, pruža udaljenu korisničku podršku te savjetuje upravu pri nabavi nove opreme i odabiru tehnologija.

Kada se pojavi problem, zaposlenici više ne moraju tražiti nekoga tko bi im možda mogao pomoći. Prijavu šalju Imnetovu helpdesku, a kada slanje prijave nije moguće, pomoć mogu zatražiti telefonom.

Uprava se više ne mora samostalno baviti:

• ispravnošću i primjerenošću računalne opreme
• nadogradnjama operacijskih sustava
• korisničkim računima i Microsoft 365 licencama
• organizacijom poslovne e-pošte
• pripremom nove opreme
• odabirom tehnologije za buduće potrebe
• pronalaženjem pomoći za svaki pojedini IT problem

Opseg vanjske IT podrške može se prilagoditi potrebama svake tvrtke. Nekome je potrebna samo pomoć s računalima i korisnicima, dok drugome Imnet može preuzeti i Microsoft 365, sigurnosne kopije, mrežu, sigurnost ili nabavu opreme.

Manje improvizacije, više kontrole

Klijent je od početnog problema s jednim računalom došao do uređenog IT okruženja i jasnog modela podrške.

Danas ima moderniju opremu, uređene korisničke račune i licence, bolju organizaciju poslovne e-pošte te jednostavniju suradnju na dokumentima i obvezama. IT trošak poznat je unaprijed, a odgovornost za podršku više nije raspršena među zaposlenicima i povremenim vanjskim kontaktima.

Za malu tvrtku vrijednost vanjskog IT odjela nije u stvaranju složenog sustava koji joj nije potreban. Vrijednost je u tome da tehnologija bude primjerena poslovanju, da radi pouzdano i da postoji stručan partner koji će prepoznati probleme i mogućnosti koje korisnici sami često ne mogu vidjeti.

Koje tehnologije vaša tvrtka još ne koristi?

Mnoge male tvrtke naviknu se na postojeći način rada i pritom nisu svjesne koliko bi jednostavna tehnološka poboljšanja mogla olakšati svakodnevne zadatke.

Ponekad razgovor započne sporim računalom, problemom s e-poštom ili izgubljenim dokumentom. Iza toga se često krije prilika za jednostavniji, sigurniji i bolje organiziran rad.

Kontaktirajte Imnet i saznajte koje tehnologije možda još ne koristite, a mogle bi olakšati poslovanje vaše tvrtke.