Odaberite svoj jezik
Studije slučaja (Case Studies)
Stvarni IT projekti, konkretni izazovi i rješenja iz prakse. Kroz studije slučaja prikazujemo kako pristupamo Microsoft 365 implementacijama, IT održavanju, sigurnosti, backupu i drugim poslovnim IT projektima. Radi zaštite privatnosti naših klijenata, identifikacijski podaci i pojedini tehnički detalji mogu biti anonimizirani ili prikazani okvirno.
Promjena IT partnera nije samo administrativna primopredaja. Prije preuzimanja odgovornosti potrebno je razumjeti postojeće okruženje, pronaći nepravilnosti i osigurati da promjene ne ugroze svakodnevno poslovanje.
Nakon odluke jedne organizacije da Imnetu povjeri cjelokupno održavanje IT sustava, uključujući Microsoft 365 okruženje i korisnička računala, zatečeno je nepregledno i nedosljedno konfigurirano Microsoft 365 okruženje.
Prije preuzimanja redovnog održavanja bilo je potrebno detaljno analizirati tenant, urediti korisničke identitete, reorganizirati zajedničke adrese, optimizirati licence i postaviti odgovarajuće sigurnosne mehanizme. Sve promjene provedene su bez gubitka elektroničke pošte i bez prekida poslovanja.
Tijekom godina u Microsoft 365 tenantu nastali su različiti načini kreiranja korisničkih računa i dodjeljivanja adresa. Dio korisnika imao je adrese prema obrascu ime.prezime, dok su drugi koristili skraćeni format i.prezime.
Istodobno su zajedničke poslovne adrese, poput info@ i financije@, bile postavljene kao zasebni korisnički računi s vlastitim Microsoft 365 licencama i lozinkama.
Zaposlenici kojima je trebao pristup tim adresama povezivali su se na više računa. Uz svoj osobni račun koristili su i vjerodajnice zajedničkih adresa.
Takav način rada stvarao je nekoliko problema:
Prije predlaganja promjena bilo je važno utvrditi koje se adrese zaista koriste, tko ih koristi i na koji su način povezane s korisnicima, uređajima i poslovnim procesima.
Umjesto neposrednog mijenjanja zatečenih postavki, Imnet je započeo detaljnom analizom cijelog Microsoft 365 okruženja.
Pregledani su:
Podaci iz Microsoft 365 administracijskog okruženja uspoređeni su s konfiguracijom Exchange sustava i stvarnim načinom na koji su zaposlenici koristili elektroničku poštu.
Takva analiza bila je nužna kako se tijekom reorganizacije ne bi uklonila aktivna adresa, prekinuo rad povezanog uređaja ili aplikacije odnosno izgubio pristup poslovno važnoj e-pošti.
Na temelju utvrđenog stanja izrađen je prijedlog ciljane organizacije Microsoft 365 okruženja i predstavljen direktoru organizacije.
Kao jedinstveni standard za osobne korisničke račune odabran je format: ime.prezime @ domena
Svaki zaposlenik dobio je vlastiti, jasno prepoznatljiv korisnički identitet. Postojeće adrese u formatu i.prezime nisu jednostavno uklonjene, nego su dodane kao aliasi odgovarajućim korisnicima.
Time su istodobno ostvarena dva cilja:
Korisnicima i poslovnim partnerima nije bilo potrebno odmah mijenjati postojeće kontakte, a organizacija je dobila jasnu strukturu za kreiranje budućih korisničkih računa.
Adrese poput info@, financije@ i drugih funkcijskih adresa ne predstavljaju pojedinačne zaposlenike. Njih tijekom vremena koristi više osoba, ovisno o odjelu i poslovnim odgovornostima.
Zbog toga su takve adrese pretvorene u shared mailboxe, odnosno zajedničke poštanske sandučiće.
Microsoft 365 shared mailbox omogućuje da više ovlaštenih korisnika pristupa istoj adresi i šalje poruke u njezino ime. U standardnim okolnostima shared mailbox do 50 GB ne zahtijeva vlastitu licencu, iako je ona potrebna za određene napredne funkcionalnosti. Microsoftova dokumentacija o shared mailboxima
Umjesto prijave zajedničkom lozinkom, svaki zaposlenik sada se prijavljuje vlastitim korisničkim računom. Pristup adresama info@, financije@ i ostalim zajedničkim sandučićima dodjeljuje mu se kroz odgovarajuća prava. Time je uklonjena potreba za dijeljenjem lozinki zajedničkih adresa.
Nova struktura značajno je pojednostavnila svakodnevno administriranje sustava.
Kada zaposlenik napusti organizaciju ili prijeđe u drugi odjel, više nije potrebno mijenjati lozinku zajedničkog sandučića i novu lozinku dostavljati svim ostalim korisnicima. Dovoljno je ukloniti prava tog korisnika.
Na isti se način novom zaposleniku može omogućiti pristup potrebnim zajedničkim adresama bez otkrivanja bilo kakvih zajedničkih vjerodajnica.
Ovakav model donosi:
Optimizacija licenci: s 35 na 25
Neodgovarajuća organizacija zajedničkih adresa utjecala je i na troškove Microsoft 365 licenci.
Prije reorganizacije organizacija je plaćala ukupno 35 licenci. Dio licenci bio je dodijeljen adresama poput info@ i financije@, iako se nije radilo o stvarnim korisnicima nego o zajedničkim poslovnim funkcijama.
Nakon analize namjene svakog računa, zajedničke adrese pretvorene su u shared mailboxe, a licence su zadržane za stvarne korisnike i funkcije kojima su potrebne.
Broj licenci smanjen je s 35 na 25, bez smanjenja dostupnosti elektroničke pošte i bez ograničavanja potrebnog pristupa korisnicima.
To predstavlja gotovo 30% manje licenci, ali važnije je da nova raspodjela odgovara stvarnoj strukturi organizacije. Ušteda nije ostvarena uskraćivanjem funkcionalnosti, nego pravilnim korištenjem Microsoft 365 mogućnosti.
Posebna pažnja posvećena je administratorskim ovlastima. Svakodnevni korisnički račun nije primjeren za obavljanje administrativnih zadataka. Ako takav račun bude kompromitiran kroz phishing poruku, zlonamjernu privitak ili krađu lozinke, napadač može dobiti znatno veće ovlasti od onih potrebnih za uobičajen rad.
Zbog toga su administratorski računi odvojeni od standardnih korisničkih računa. Direktor organizacije dobio je zaseban administratorski račun koji se koristi isključivo kada su potrebne administratorske ovlasti. Njegov svakodnevni račun za e-poštu i redovan rad nema istu ulogu.
Na svim korisničkim i administratorskim računima uključena je višefaktorska autentifikacija. Time sama lozinka više nije dovoljna za prijavu, čime je značajno smanjen rizik neovlaštenog pristupa u slučaju njezina otkrivanja ili krađe.
Analizom su pronađeni računi bivših i neaktivnih korisnika koji više nisu imali opravdanu poslovnu namjenu. Nakon provjere njihove uporabe i potrebnih podataka, takvi su računi uklonjeni iz aktivnog okruženja.
Redovito upravljanje životnim ciklusom korisničkih računa važno je iz dva razloga: smanjuje broj potencijalnih ulaznih točaka u sustav i omogućuje da se licence koriste samo ondje gdje su zaista potrebne.
Uz reorganizaciju korisnika i licenci pregledani su tehnički zapisi zaduženi za vjerodostojnost domene i isporuku elektroničke pošte.
Provjereni su i gdje je bilo potrebno, ispravljeni:
Ovi mehanizmi pomažu odredišnim sustavima provjeriti je li poruka doista poslana s ovlaštenog sustava te smanjuju mogućnost zloupotrebe domene za lažno predstavljanje i phishing.
Dio postavki bio je ispravno konfiguriran već u zatečenom sustavu. Umjesto nepotrebnog mijenjanja svega, Imnet je zadržao ispravne postavke, a doradio samo one koje nisu odgovarale potrebnoj konfiguraciji.
Reorganizacija je uključivala promjene korisničkih identiteta, aliasa, vrsta sandučića, licenci, administratorskih ovlasti i sigurnosnih postavki.
Unatoč opsegu zahvata, projekt je proveden:
To je omogućila prethodna analiza svih računa i ovisnosti te pažljivo planiranje redoslijeda promjena.
Nakon završetka projekta organizacija je dobila:
Sređivanje zatečenog stanja bilo je tek prvi korak. Nakon reorganizacije Imnet je preuzeo kontinuirano održavanje cjelokupnog Microsoft 365 okruženja i korisničkih računala. Time su upravljanje identitetima, sigurnost, licence, elektronička pošta i podrška korisnicima objedinjeni kod jednog IT partnera.
Svaki budući dolazak, odlazak ili promjena uloge zaposlenika sada se može provesti prema jasno definiranom modelu. Nova korisnička prava mogu se dodijeliti kontrolirano, nepotrebni pristupi pravovremeno ukloniti, a licence uskladiti sa stvarnim potrebama.
Microsoft 365 tenant može nastaviti funkcionirati i kada nije pravilno organiziran, ali se tehnički dug s vremenom povećava. Nedosljedni korisnički računi, dijeljene lozinke, neaktivni korisnici i pogrešno dodijeljene licence stvaraju sigurnosne rizike, povećavaju troškove i otežavaju svaku buduću promjenu.
U ovom projektu Imnet nije samo preuzeo postojeći sustav. Najprije ga je detaljno analizirao, zatim standardizirao korisničke identitete, reorganizirao zajedničke adrese, unaprijedio sigurnost i uskladio licence sa stvarnim potrebama organizacije.
Rezultat je sigurnije, preglednije i dugoročno održivo Microsoft 365 okruženje, uz smanjenje broja licenci s 35 na 25 i bez gubitka podataka ili prekida poslovanja.
Pošaljite nam upit ili zatražite povratni poziv – naš tim će vam se javiti u najkraćem roku.
Ili nas jednostavno kontaktirajte direktno: 📞 +385 98 397 399
Imnet d.o.o.
Ured Sesvete:
+385 98 397 399
Ured Bjelovar:
+385 98 980 51 55
Ugovorni korisnici:
+385 98 30 77 30