Excel sustav za izradu detaljnih građevinskih troškovnika

Kako je postojeći Excel dokument pretvoren u povezano i automatizirano rješenje s približno 1.200 formula. Izrada detaljnog troškovnika za građevinski projekt zahtijeva obradu velikog broja međusobno povezanih podataka. Dimenzije, količine, materijali, radni sati i cijene moraju se ispravno prenijeti kroz različite dijelove dokumenta te na kraju objediniti u jasan pregled cjelokupnog projekta.

Za tvrtku povezanu s građevinskim sektorom postojeći Excel sustav nadograđen je i djelomično iznova izrađen kako bi se smanjio ručni unos, bolje povezali podaci i pojednostavnila priprema troškovnika. Završno rješenje sastoji se od približno sedam radnih listova i koristi oko 1.200 formula.

Projekt ukratko:

• prilagođeni Excel sustav za detaljne građevinske troškovnike
• približno 7 povezanih radnih listova
• oko 1.200 formula
• automatsko povezivanje količina i financijskih vrijednosti
• objedinjeni brojčani pregled cijelog projekta
• ispis prilagođen stvarno popunjenim stavkama
• verzije rješenja za postojeću i noviju verziju Excela

Izazov

Korisnik je već imao vlastiti Excel dokument i definiran način izrade troškovnika. Dio izračuna bio je automatiziran, ali je proces i dalje zahtijevao previše ručnog unosa i dodatnog podešavanja.

Podaci uneseni u različitim dijelovima radne knjige morali su se povezati s pripadajućim količinama, materijalima, radnim satima, cijenama i drugim parametrima. Završni pregled projekta ovisio je o nizu međusobno povezanih izračuna, zbog čega je bilo važno zadržati postojeću poslovnu logiku, ali je učiniti učinkovitijom i preglednijom.

Dodatan problem predstavljao je ispis. Budući da svaki projekt ne sadržava sve predviđene stavke, korisnici su prije ispisa morali ručno prilagođavati dokument. Cilj je bio omogućiti da se opseg ispisa automatski prilagodi podacima koji su stvarno uneseni.

Rješenje

Postojeća radna knjiga najprije je analizirana kako bi se razumjele korištene formule, veze između podataka i način na koji korisnici izrađuju troškovnik. Nakon analize primijenjen je kombinirani pristup: dijelovi postojećeg rješenja koji su odgovarali potrebama zadržani su i optimizirani, dok su drugi dijelovi izrađeni iznova.

Radna knjiga organizirana je u približno sedam funkcionalno povezanih listova. Svaki list obrađuje određeni dio troškovnika, dok formule prenose i objedinjuju relevantne podatke. Ovisno o pojedinom dijelu projekta, korisnici unose dimenzije, količine, materijale, cijene, radne sate i druge potrebne parametre.

Pomoćne tablice omogućuju strukturiran unos specifičnih stavki. Nakon njihova popunjavanja povezani se podaci automatski ažuriraju u glavnim tablicama i završnim izračunima. Time je smanjena potreba za ručnim prepisivanjem i povezivanjem informacija.

Objedinjeni pregled projekta

Izrađen je zaseban pregled koji na jednome mjestu objedinjuje brojčane podatke iz cijele radne knjige. Korisnici tako mogu pratiti projekt od ukupnih kategorija do njihovih pojedinačnih stavki bez ručnog prikupljanja rezultata s različitih listova.

Pregled obuhvaća količinske i financijske vrijednosti te daje cjelovitu sliku izrađenog troškovnika nakon unosa potrebnih podataka.

Ispis prilagođen sadržaju projekta

Posebna pažnja posvećena je pripremi dokumenta za ispis. Puni troškovnik može sadržavati približno 25 stranica, ali svaki projekt ne koristi sve raspoložive segmente.

Rješenje zato prilagođava ispis stvarno popunjenim stavkama. Ako projekt obuhvaća samo manji dio predviđenog sadržaja, završni dokument može se, primjerice, smanjiti na približno pet stranica. Time se dobiva sažetiji i pregledniji dokument te se izbjegava nepotrebno ispisivanje praznih dijelova, uz manju potrošnju papira i boje.

Prilagođeno postojećoj verziji Excela

Jedan od važnijih tehničkih zahtjeva bila je kompatibilnost s verzijom Excela za koju je korisnik već imao licencu. Zbog toga se pri izradi nisu smjele koristiti funkcije dostupne isključivo u novijim izdanjima programa, poput funkcije LET, koja omogućuje preglednije definiranje i ponovnu uporabu dijelova složenog izračuna unutar jedne formule.

Za korisnikovu postojeću verziju ista je poslovna logika zato izvedena kompatibilnim formulama i mogućnostima starijeg Excela. Uz tu verziju isporučena je i zasebna varijanta namijenjena novijem Excelu, u kojoj su se mogle primijeniti suvremenije funkcije. Korisnik je tako dobio rješenje koje može koristiti odmah, ali i pripremljenu verziju za mogući budući prelazak na noviji Excel.

Jednostavniji i pregledniji unos

Mjesta namijenjena korisničkom unosu jasno su vizualno označena i odvojena od automatski izračunatih podataka. Padajući izbornici i pomoćne tablice dodatno usmjeravaju korisnike pri unosu specifičnih stavki.

Budući da na troškovnicima radi više zaposlenika, dosljedna struktura i jasno označena polja olakšavaju korištenje zajedničkog dokumenta te smanjuju broj ručnih koraka i mogućnost pogrešnog unosa.

Rezultat

Korisnik je dobio optimizirano Excel rješenje koje zadržava poznatu logiku postojećeg sustava, ali znatno bolje koristi mogućnosti programa. Podaci iz različitih dijelova troškovnika automatski se povezuju i objedinjuju, a završni pregled više nije potrebno sastavljati ručno.

Projektom su ostvareni sljedeći rezultati:

• smanjen je broj ručnih koraka pri izradi troškovnika
• povezani su podaci iz približno sedam funkcionalnih radnih listova
• automatizirani su količinski i financijski izračuni
• izrađen je jedinstven brojčani pregled cijelog projekta
• pojednostavnjen je unos putem pomoćnih tablica i padajućih izbornika
• jasno su razdvojena polja za unos i automatski izračunate vrijednosti
• ispis se prilagođava stvarno popunjenim dijelovima troškovnika
• osigurana je kompatibilnost s korisnikovom postojećom verzijom Excela
• pripremljena je i verzija za mogući budući prelazak na noviji Excel

Rješenje je nakon testiranja predano korisniku i počelo se koristiti na stvarnim projektima. Iako nije provedeno formalno mjerenje uštede vremena, smanjen je broj ručnih radnji, a korisnik je izrazio veliko zadovoljstvo isporučenim rezultatom.

Procijenjena ušteda vremena

Korisnik nije provodio formalno mjerenje vremena prije i nakon implementacije, pa ostvarenu uštedu nije moguće prikazati kao izmjeren KPI. Ipak, na temelju uklonjenih ručnih koraka može se napraviti konzervativna projekcija.

Ako automatizacija svakom od troje zaposlenika koji rade s troškovnicima uštedi između 30 i 60 minuta dnevno, ukupna ušteda iznosi približno 1,5 do 3 radna sata dnevno. Tijekom 20 radnih dana to odgovara potencijalnoj uštedi od 30 do 60 radnih sati mjesečno. Stvarna vrijednost ovisi o broju, opsegu i složenosti projekata koji se u određenom razdoblju obrađuju.

Način provedbe

Budući da je riječ o specifičnom području građevinskog sektora, razvoj je proveden u bliskoj suradnji s korisnikom. Postojeće formule i poslovna logika detaljno su analizirani, a nejasni zahtjevi i stručne pojedinosti provjeravani su izravno s osobama koje troškovnik koriste u praksi.

Specifični izračuni i scenariji zajednički su testirani te je rješenje dorađivano prema povratnim informacijama korisnika. Time je osigurano da optimizacija ne promijeni poslovnu logiku na kojoj se temelji izrada troškovnika.

Uloga na projektu: Analiza, dizajn i samostalna izrada prilagođenog Excel rješenja

Odgovornosti su obuhvatile analizu početne radne knjige i postojećih formula, razumijevanje poslovne logike, reorganizaciju i optimizaciju strukture, izradu novih dijelova rješenja, povezivanje podataka između radnih listova, izradu objedinjenog pregleda, optimizaciju ispisa te testiranje i dorade s korisnikom.

Korištene Excel tehnologije

• napredne Excel formule
• povezivanje podataka između radnih listova
• pomoćne tablice
• padajući izbornici
• vizualno označavanje polja za unos
• objedinjeni brojčani pregled podataka
• dinamička priprema sadržaja za ispis
• kompatibilnost sa starijom i novijom verzijom Microsoft Excela

Zaključak

Excel može biti više od obrasca za ručni unos podataka. Kada se postojeći proces pravilno analizira, njegove formule, povezane tablice i mogućnosti automatizacije mogu poslužiti kao osnova za specijalizirano poslovno rješenje prilagođeno načinu rada korisnika.

U ovom je projektu postojeći troškovnik pretvoren u povezani sustav koji pojednostavnjuje unos, automatski objedinjuje velik broj podataka i priprema pregledniji završni dokument. Korisnik je pritom mogao nastaviti raditi u poznatom alatu i postojećoj verziji programa, bez potrebe za uvođenjem nove platforme.

Trebate naprednije Excel rješenje ili aktualnu verziju Microsoft 365 aplikacija?

Ako se važan dio vašeg poslovanja još uvijek oslanja na ručni unos i nepovezane Excel tablice, postojeći dokument često se može pretvoriti u brže, preglednije i pouzdanije rješenje prilagođeno vašem procesu.

Imnet je Microsoft CSP partner te kod nas možete ugovoriti odgovarajuće Microsoft 365 licence. Paketi koji uključuju desktop aplikacije omogućuju korištenje redovito ažuriranih verzija Excela, Worda, PowerPointa i drugih uključenih Microsoft 365 aplikacija, zajedno s novijim funkcijama koje mogu dodatno pojednostavniti ovakva rješenja.

Javite nam se za analizu postojećih Excel procesa, izradu prilagođenog rješenja ili odabir Microsoft 365 licenci koje odgovaraju potrebama vaše organizacije.