Poslovni email na hostingu ili Microsoft 365 – što je bolje za tvrtku?

Poslovni email danas je jedan od najvažnijih alata svake tvrtke. Putem njega šalju se ponude, računi, ugovori, narudžbe i ostala poslovna dokumentacija. Upravo zato pouzdanost email komunikacije nije nešto što bi trebalo prepustiti slučaju.

Zamislite da potencijalnom klijentu pošaljete ponudu vrijednu nekoliko tisuća eura. U Vašem Outlooku sve izgleda uredno, poruka je poslana, nema nikakve greške i pretpostavljate da je stigla primatelju. Nekoliko dana kasnije saznate da kupac ponudu nikada nije zaprimio ili ju je pronašao u neželjenoj pošti (Spam).

Na ovoj stranici
Što zapravo znači da je poslovni email na običnom hostingu?
Zašto zajednička IP adresa može predstavljati problem?
Što se događa kada hosting ima problem?
Kako Microsoft 365 rješava taj problem?
Usporedba: Email na hostingu ili Microsoft 365
Hoću li izgubiti postojeće emailove prilikom prelaska?
Microsoft 365 raste zajedno s Vašom tvrtkom
Primjer iz prakse
Često postavljana pitanja (FAQ)
Razmišljate o prelasku na Microsoft 365?

U takvim situacijama većina poduzetnika prvo posumnja na vlastito računalo ili internet vezu. Međutim, uzrok problema često se krije na sasvim drugom mjestu, u načinu na koji je organiziran poslovni email.

Mnoge tvrtke i dalje koriste email uslugu koja dolazi uključena uz web hosting. Takvo rješenje može biti dovoljno za osnovne potrebe, no kako poslovanje raste, ono sve češće postaje ograničavajući faktor. Pouzdanost isporuke poruka, sigurnost i raspoloživost email sustava postaju jednako važni kao i sama web stranica.

Što zapravo znači da je poslovni email na običnom hostingu?

Kada registrirate domenu i zakupite web hosting, vrlo često uz paket dobivate i mogućnost otvaranja email adresa poput info @ tvrtka.hr ili prodaja @ tvrtka.hr. Na prvi pogled to izgleda kao praktično i potpuno dovoljno rješenje, web stranica i poslovni email nalaze se na istom mjestu, a sve se plaća jednim računom.

Međutim, iza takvog rješenja krije se jedna važna činjenica koju većina korisnika nije svjesna. Kod većine standardnih hosting paketa Vaša tvrtka dijeli istu mail infrastrukturu s velikim brojem drugih korisnika. To znači da se na istom mail serveru često nalaze stotine, pa čak i tisuće različitih domena koje međusobno nemaju nikakve veze.

Na prvi pogled u tome nema ništa loše. Problem nastaje kada jedan ili više korisnika počne slati neželjenu poštu (spam), bilo namjerno ili zato što je njihova web stranica kompromitirana. U tom trenutku reputacija cijelog mail servera može biti narušena, a posljedice mogu osjetiti i svi ostali korisnici koji na njemu imaju otvorene poslovne email adrese.

Drugim riječima, iako Vaša tvrtka uredno posluje i šalje isključivo legitimne poslovne poruke, kvaliteta isporuke Vaših emailova može ovisiti o ponašanju potpuno nepoznatih tvrtki s kojima dijelite istu infrastrukturu.

Zašto zajednička IP adresa može predstavljati problem?

Svaki email koji pošaljete prema internetu šalje se s određene IP adrese. Pružatelji email usluga poput Microsofta, Googlea ili Yahooa ne procjenjuju samo sadržaj poruke, već i reputaciju IP adrese s koje je email poslan.

Na običnom web hostingu ta IP adresa najčešće nije rezervirana samo za Vašu tvrtku. Naprotiv, dijelite je s velikim brojem drugih korisnika koji koriste isti mail server.

To znači da Vaš poslovni email može dijeliti istu infrastrukturu s nekoliko stotina ili čak nekoliko tisuća potpuno nepoznatih tvrtki.

Ako netko od njih počne slati velike količine neželjene pošte ili njegov račun bude kompromitiran, reputacija te IP adrese može biti narušena. Poslužitelji koji primaju emailove tada postaju oprezniji prema svim porukama koje dolaze s te adrese, bez obzira na to tko ih je stvarno poslao.

Posljedice mogu biti različite:

• Vaš email završi u mapi neželjene pošte (Spam)
• Isporuka poruke kasni nekoliko minuta ili čak sati
• Primateljev sustav odbije poruku zbog loše reputacije pošiljatelja
• Važne poslovne informacije ne stignu do kupca ili partnera na vrijeme

Važno je naglasiti da u takvim situacijama problem najčešće nije uzrokovala Vaša tvrtka. Dovoljno je da jedan korisnik na istoj infrastrukturi ozbiljno naruši reputaciju mail servera kako bi posljedice osjetili i ostali korisnici koji uredno koriste svoje poslovne email adrese.

Što se događa kada hosting ima problem?

Kod većine standardnih hosting paketa web stranica i poslovni email nalaze se na istoj infrastrukturi. To znači da problemi na hosting platformi vrlo često utječu i na rad email usluge.

Razloga može biti mnogo. Planirano održavanje, migracija na novi server, kvar hardvera, problemi s mrežom ili neočekivani tehnički zastoj samo su neki od primjera zbog kojih hosting može privremeno biti nedostupan.

U takvim situacijama korisnici najčešće primijete da web stranica ne radi. Međutim, posljedice mogu biti puno ozbiljnije ako istovremeno prestane funkcionirati i poslovni email.

Dok je web stranica nedostupna, potencijalni kupac može pokušati ponovno za nekoliko minuta ili sati. No ako poslovni partner pošalje narudžbu, račun ili važan upit, očekuje da će poruka biti isporučena odmah. Svako kašnjenje ili problem s isporukom može dovesti do nepotrebnih komplikacija ili ostaviti dojam neprofesionalnosti.

Važno je naglasiti da ovdje nije riječ o tome da je web hosting loše rješenje. Web hosting ima svoju vrlo važnu ulogu, smještaj web stranice i aplikacija. Međutim, email je danas kritična poslovna usluga i zbog svoje važnosti zaslužuje zasebnu, profesionalnu infrastrukturu.

Kako Microsoft 365 rješava taj problem?

Jedna od najčešćih zabluda je da prelazak na Microsoft 365 znači i preseljenje web stranice na novi hosting. U stvarnosti to nije potrebno.

Web stranica i poslovni email dvije su potpuno odvojene usluge. Web stranica može i dalje ostati kod Vašeg postojećeg hosting providera, dok se poslovni email seli na Microsoftovu infrastrukturu.

U praksi to znači da Vaša web stranica nastavlja raditi kao i do sada, dok se sva poslovna komunikacija odvija putem platforme Microsoft 365 i usluge Exchange Online.

Takvim pristupom dobivate nekoliko važnih prednosti:

• problemi s web hostingom više ne utječu na poslovni email
• poslovni email koristi Microsoftovu globalnu infrastrukturu, projektiranu za milijune korisnika diljem svijeta
• email usluga ima visoku razinu dostupnosti i pouzdanosti
• sigurnosni mehanizmi kontinuirano štite korisnike od neželjene pošte, phishing napada i drugih prijetnji

Drugim riječima, web stranica i poslovni email više ne ovise jedan o drugome. Čak i ako se na web hostingu pojavi privremeni problem, Vaša tvrtka može nastaviti normalno primati i slati poslovne emailove.

To je jedan od glavnih razloga zašto se Microsoft 365 danas koristi u tvrtkama svih veličina, od obrta s jednim zaposlenikom do velikih međunarodnih organizacija.

Usporedba: Email na hostingu ili Microsoft 365

Iako početna implementacija zahtijeva nešto više planiranja i konfiguracije, tvrtke zauzvrat dobivaju pouzdaniji email sustav, veću sigurnost te mogućnost jednostavnog rasta bez potrebe za promjenom načina rada.

Hoću li izgubiti postojeće emailove prilikom prelaska?

Jedan od najčešćih razloga zbog kojih tvrtke odgađaju prelazak na Microsoft 365 jest strah da će izgubiti postojeće emailove ili da će zaposlenici nekoliko dana ostati bez pristupa poslovnoj pošti.

Dobra vijest je da se, uz pravilno planiranje i provedbu migracije, to u pravilu ne događa.

U većini slučajeva moguće je prenijeti kompletan sadržaj postojećih korisničkih sandučića, uključujući primljene i poslane emailove, strukturu mapa, kontakte i kalendare. Korisnici pritom zadržavaju svoje postojeće email adrese pa za poslovne partnere i klijente nema nikakvih promjena.

Nakon završetka migracije korisnici jednostavno nastavljaju raditi u Outlooku ili putem web preglednika, dok se sinkronizacija automatski odvija između računala, prijenosnog računala i mobilnih uređaja. Time su svi podaci uvijek dostupni, neovisno o tome s kojeg se uređaja pristupa poslovnom emailu.

Sama migracija poslovnog emaila može se organizirati izvan radnog vremena ili u terminu koji najmanje utječe na poslovanje. U većini slučajeva prekid rada je vrlo kratak ili ga korisnici gotovo i ne primijete.

Naravno, svaka tvrtka ima svoje specifičnosti. Broj korisnika, količina podataka i postojeća infrastruktura razlikuju se od slučaja do slučaja, zbog čega je prije same migracije važno napraviti kratku analizu i odabrati način prijenosa koji najbolje odgovara konkretnom okruženju.

U Imnetu preuzimamo cijeli postupak migracije, od početne analize i pripreme sustava, preko prijenosa postojećih emailova, kontakata i kalendara, pa sve do konfiguracije Outlooka i završnog testiranja. Cilj nam je da prijelaz na Microsoft 365 bude što jednostavniji te da Vaša tvrtka nastavi raditi bez nepotrebnih prekida.

Microsoft 365 raste zajedno s Vašom tvrtkom

Jedna od najvećih prednosti Microsoft 365 platforme je njezina prilagodljivost. Iako se radi o enterprise rješenju koje koriste velike međunarodne kompanije i organizacije, jednako je prikladno i za obrte, male tvrtke te poduzeća koja tek zapošljavaju prve djelatnike.

Bez obzira imate li jednog zaposlenika ili nekoliko stotina, koristite istu Microsoftovu platformu. Razlika je samo u broju korisnika i licencama koje su Vam potrebne.

Kako Vaša tvrtka raste, Microsoft 365 raste zajedno s njom. Dodavanje novih zaposlenika jednostavno je i brzo. Kreira se novi korisnički račun, dodjeljuje odgovarajuća licenca te korisnik odmah dobiva poslovni email u cloudu, kalendar, kontakte i pristup ostalim Microsoft 365 servisima.

Takav pristup omogućuje da ne morate mijenjati email sustav ili planirati novu migraciju kada se poslovanje proširi. Platforma je osmišljena tako da može pratiti razvoj tvrtke tijekom cijelog njezinog poslovnog puta.

Osim toga, Microsoft 365 nije samo email. Ovisno o odabranoj licenci, korisnicima su na raspolaganju i Outlook, OneDrive, Microsoft Teams, SharePoint te brojne druge poslovne aplikacije koje omogućuju sigurnu suradnju, razmjenu dokumenata i učinkovitiji svakodnevni rad.

Primjer iz prakse

Jedan od naših klijenata koristio je poslovni email na običnom web hostingu. Tvrtka je imala zajedničku email adresu info @ tvrtka.hr, no hosting nije podržavao zajednički korisnički sandučić (Shared Mailbox) na način kakav je bio potreban za svakodnevni rad.

Zbog toga je pristup email adresi imao samo jedan zaposlenik. Ako je bio na godišnjem odmoru, bolovanju ili službenom putu, ostali djelatnici nisu mogli jednostavno preuzeti komunikaciju s klijentima. Kao privremeno rješenje često se koristi dijeljenje korisničkog imena i lozinke, što nije dobra sigurnosna praksa i otežava praćenje tko je odgovorio na pojedini email.

Nakon prelaska na Microsoft 365 zadržana je ista email adresa, ali je implementiran dijeljeni korisnički sandučić kojem može pristupiti više ovlaštenih zaposlenika istovremeno. Svaki korisnik radi iz vlastitog Outlooka, bez potrebe za dijeljenjem lozinki ili prijavljivanjem na isti korisnički račun.

Osim toga, tvrtka je počela koristiti i zajednički kalendar u kojem zaposlenici mogu planirati sastanke, odsutnosti i druge poslovne obveze. Time je koordinacija postala jednostavnija, a svi članovi tima u svakom trenutku imaju uvid u raspored i dostupnost kolega.

Naizgled mala promjena rezultirala je bržim odgovorima na upite, boljom organizacijom rada i sigurnijim upravljanjem poslovnom komunikacijom, bez promjene postojeće email adrese.

Često postavljana pitanja (FAQ)

Hoću li izgubiti postojeće emailove prilikom prelaska na Microsoft 365?
Ne. Uz pravilno planiranu migraciju moguće je prenijeti postojeće emailove, kontakte i kalendare na Microsoft 365. Korisnici pritom zadržavaju svoje postojeće email adrese, a prijelaz se može organizirati tako da prekid rada bude minimalan ili ga uopće ne primijete.

Moram li promijeniti web hosting?
Ne. Web stranica može ostati kod postojećeg hosting providera. Na Microsoft 365 seli se samo poslovni email, dok web stranica nastavlja raditi kao i prije.

Mogu li zadržati svoju postojeću email adresu?
Da. U većini slučajeva nije potrebno mijenjati email adrese. Istu email adresu možete nastaviti koristiti i nakon prelaska na Microsoft 365.

Mogu li koristiti Microsoft 365 na mobitelu i više računala?
Da. Poslovnom emailu možete pristupiti putem Outlooka na računalu, mobilnoj aplikaciji na Android i iPhone uređajima ili putem web preglednika. Svi uređaji automatski sinkroniziraju emailove, kontakte i kalendare.

Koliko prostora dobivam za email?
Svaki korisnički sandučić u Microsoft 365 ima kapacitet od 100 GB, što je dovoljno i za višegodišnje poslovno korištenje bez potrebe za redovitim brisanjem poruka.

Je li Microsoft 365 namijenjen samo velikim tvrtkama?
Ne. Microsoft 365 koriste obrti, male i srednje tvrtke, ali i velike međunarodne organizacije s tisućama zaposlenika. Platforma je prilagodljiva pa raste zajedno s Vašim poslovanjem.

Koliko traje migracija?
To ovisi o broju korisnika i količini podataka. Za manje tvrtke migracija se često može završiti unutar jednog radnog dana, dok veća okruženja zahtijevaju detaljnije planiranje. Cilj je uvijek organizirati prijelaz tako da što manje utječe na svakodnevno poslovanje.

Može li Imnet preuzeti kompletnu migraciju?
Da. U Imnetu preuzimamo cijeli proces, od analize postojećeg sustava i pripreme Microsoft 365 okruženja do migracije emailova, konfiguracije Outlooka i završnog testiranja. Nakon završetka migracije stojimo Vam na raspolaganju i za daljnju administraciju te korisničku podršku.

Razmišljate o prelasku na Microsoft 365?

Kao Microsoft partner pomažemo tvrtkama pri odabiru odgovarajuće licence, migraciji poslovnog emaila i implementaciji Microsoft 365. Ako trenutno koristite email hosting koji dolazi uključen uz web hosting paket i želite pouzdanije, sigurnije i profesionalnije rješenje, Microsoft 365 može biti odličan izbor. Migraciju planiramo tako da prijelaz bude što jednostavniji, uz minimalan utjecaj na svakodnevno poslovanje.

U Imnetu nudimo kompletnu implementaciju Microsoft 365, od analize postojećeg sustava i odabira odgovarajuće licence, preko migracije podataka i konfiguracije Outlooka, pa sve do podrške nakon puštanja sustava u rad.

Niste sigurni koja je Microsoft 365 licenca najbolji izbor za Vašu tvrtku? Pogledajte naš vodič za odabir licence i usporedite dostupne pakete. Ako nakon toga budete imali dodatnih pitanja ili želite ponudu, slobodno nam se javite, rado ćemo pomoći.