Pet mitova o Microsoft 365 sigurnosti koje tvrtke skupo plaćaju

Microsoft 365 danas koristi sve veći broj malih i srednjih tvrtki. Email, dokumenti, suradnja i poslovni procesi preselili su se u cloud, često uz uvjerenje da time automatski dolazi i visoka razina sigurnosti. U praksi, upravo to uvjerenje često predstavlja najveći problem. Većina sigurnosnih incidenata u Microsoft 365 okruženju ne događa se zbog propusta same platforme, već zbog pogrešnih pretpostavki, default postavki i nedostatka nadzora.

Tijekom rada s poslovnim korisnicima, stalno se susrećemo s istim tvrdnjama koje stvaraju lažni osjećaj sigurnosti dok se ne dogodi prvi ozbiljniji incident. U ovom članku razbijamo 5 najčešćih mitova o Microsoft 365 sigurnosti koje tvrtke skupo plaćaju, te objašnjavamo zašto sama licenca nije dovoljna ako sustav nije pravilno postavljen i održavan.

Mit 1: MFA je dovoljan – nakon toga smo sigurni

Višefaktorska autentifikacija (MFA) danas je osnovni sigurnosni standard i bez nje se poslovni Microsoft 365 račun uopće ne bi trebao koristiti. Ipak, u praksi se često susrećemo s uvjerenjem da je uvođenje MFA-a ujedno i kraj brige o sigurnosti. Nažalost, to nije točno.

MFA štiti proces prijave, ali ne štiti cijelo korisničko okruženje. Napadači su se tome prilagodili i sve češće koriste metode koje MFA zaobilaze, umjesto da ga pokušavaju "razbiti".

Kako se MFA zaobilazi u praksi

Najčešći scenarij danas nije pogađanje lozinke, već krađa aktivne korisničke sesije. Kroz sofisticirane phishing stranice ili zlonamjerne dodatke, napadač može preuzeti sesijski token korisnika i koristiti ga bez ponovnog unosa lozinke ili MFA koda.

Drugi čest problem su tzv. push napadi, gdje korisnik prima niz MFA zahtjeva i iz nepažnje odobri prijavu, misleći da je riječ o legitimnom pokušaju. U tom trenutku napadač dobiva pun pristup računu.

Zašto je to ozbiljan problem

Kada napadač uđe u račun putem kompromitirane sesije:

• ima pristup poslovnoj e-pošti
• vidi i preuzima dokumente s OneDrivea i SharePointa
• može slati poruke u ime korisnika
• može nastaviti napad prema drugim zaposlenicima ili klijentima

U takvim situacijama MFA više ne pomaže jer je prijava već obavljena.

Što je potrebno uz MFA

MFA je nužan, ali nije dovoljan sam po sebi. Sigurnije Microsoft 365 okruženje zahtijeva dodatne mjere, poput:

• pravilno postavljenih Conditional Access pravila
• ograničavanja prijava prema lokaciji i uređaju
• praćenja neuobičajenih prijava
• osnovne edukacije korisnika o phishing napadima

Bez tih koraka, MFA daje samo lažni osjećaj sigurnosti, a ne stvarnu zaštitu poslovnih podataka.

Mit 2: Nemamo ništa povjerljivo, nemaju nam što ukrasti

Ovu rečenicu vrlo često čujemo od vlasnika malih i srednjih tvrtki, osobito onih koji ne rade s "osjetljivim" industrijama. Percepcija je da su mete napada isključivo velike korporacije, dok su manja poslovanja nezanimljiva i nebitna. U stvarnosti, upravo suprotno.

Većina napadača ne traži tajne podatke, patente ili povjerljive strategije. Njihov primarni cilj je pristup, pristup poslovnim sustavima, komunikaciji i identitetu tvrtke.

Koje podatke tvrtke zapravo imaju

Gotovo svaka tvrtka, bez obzira na veličinu, u Microsoft 365 okruženju pohranjuje:

• podatke o klijentima i partnerima
• podatke o zaposlenicima
• ugovore, ponude i interne dokumente
• financijske izvještaje i račune
• poslovnu email komunikaciju
• pristupe bankarskim platformama i vanjskim servisima

Gubitak ili kompromitacija takvih podataka ne predstavlja samo tehnički problem, već i pravni, financijski i reputacijski rizik.

Pravi razlog zašto su male tvrtke zanimljive napadačima

Manje tvrtke često imaju slabije postavljenu sigurnost i rjeđe prate sumnjiva ponašanja. Upravo zato su idealna meta. Jednom kada napadač dobije pristup poslovnom emailu, može:

• slati phishing poruke klijentima i partnerima
• tražiti lažne uplate u ime tvrtke
• koristiti kompromitirani račun za daljnje napade

U takvim slučajevima šteta se često ne vidi odmah, ali se vrlo brzo osjeti kroz narušeno povjerenje klijenata i dodatne troškove sanacije.

Zašto "nemamo što izgubiti" nije točno

Čak i ako tvrtka ne posjeduje "tajne", gubitak kontrole nad poslovnom komunikacijom i dokumentima može imati ozbiljne posljedice. Podaci koji se čine bezazlenima često su upravo oni koji napadaču omogućuju daljnje iskorištavanje sustava.

Zato se sigurnost Microsoft 365 okruženja ne smije promatrati kroz veličinu tvrtke, već kroz vrijednost podataka i povjerenja koje tvrtka gradi sa svojim klijentima.

Mit 3: Business Premium po defaultu znači veću sigurnost

Microsoft 365 Business Premium često se doživljava kao "sigurna verzija" Microsoft 365 paketa. Budući da uključuje napredne sigurnosne alate, mnoge tvrtke pretpostavljaju da su samim odabirom te licence automatski dobile i višu razinu zaštite. U praksi, to je samo djelomično točno.

Business Premium doista sadrži dodatne sigurnosne mogućnosti, ali one ne dolaze pravilno postavljene niti se aktivno koriste bez dodatne konfiguracije.

Što Business Premium stvarno uključuje

U odnosu na osnovne licence, Business Premium donosi alate koji omogućuju znatno višu razinu sigurnosti, poput:

• upravljanja uređajima zaposlenika
• naprednih pravila pristupa korisničkim računima
• zaštite poslovnih računala i podataka

Međutim, sama prisutnost tih alata ne znači da su oni i učinkoviti.

Gdje nastaje problem u praksi

Kod mnogih tvrtki Business Premium je aktivan, ali:

• uređaji zaposlenika nisu stvarno pod nadzorom
• pristup sustavu nije ograničen prema lokaciji ili tipu uređaja
• sigurnosni alati rade s osnovnim ili nepostojećim pravilima
• ne prati se sumnjivo ponašanje korisnika

Drugim riječima, plaća se napredna licenca, ali se koristi tek dio njezinih mogućnosti.

Licenca nije isto što i sigurnost

Microsoft 365 Business Premium je moćan alat, ali bez pravilne implementacije Microsoft 365 licenci za poslovne korisnike njegova sigurnosna prednost ostaje teorijska. Sigurnost se ne postiže kupnjom licence, već:

• pravilnim postavljanjem pravila
• stalnim nadzorom
• prilagodbom sigurnosnih postavki stvarnim potrebama tvrtke

Tvrtke koje koriste Business Premium bez dodatne konfiguracije često imaju lažni osjećaj sigurnosti, iako su realni rizici i dalje prisutni.

Mit 4: Microsoft radi backup automatski

Jedna od najčešćih zabluda vezanih uz Microsoft 365 je uvjerenje da su podaci automatski sigurni jer se nalaze u cloudu. Često se može čuti rečenica: "Sve je na Microsoftovim serverima, sigurno imaju backup."

Nažalost, to nije točno na način na koji većina korisnika to očekuje.

Što Microsoft zapravo štiti

Microsoft ulaže ogromne resurse u stabilnost i dostupnost svoje platforme. To znači da:

• servisi poput Exchange Onlinea, SharePointa i OneDrivea imaju visoku dostupnost
• infrastruktura je redundantna i otporna na tehničke kvarove
• platforma je dizajnirana da radi neprekidno

Drugim riječima, Microsoft štiti platformu i dostupnost usluge.

Što Microsoft ne radi

Ono što Microsoft ne pruža je klasični backup korisničkih podataka u smislu zaštite od:

• slučajnog brisanja dokumenata ili mailova
• zlonamjernog brisanja (namjerno ili iznutra)
• ransomware napada
• pogrešnih promjena i sinkronizacija
• kompromitiranih korisničkih računa

Važno je razumjeti da:

• retention nije backup
• Recycle Bin nije backup

Ako se podaci obrišu, izmijene ili šifriraju na pogrešan način, mogućnost povrata je ograničena ili uopće ne postoji.

Zašto je ovo veliki poslovni rizik

U praksi se incidenti najčešće ne događaju zbog tehničkog kvara Microsoftovih servisa, već zbog ljudske pogreške ili sigurnosnog incidenta. Bez pravog backup rješenja, tvrtka može trajno izgubiti:

• važne poslovne dokumente
• email komunikaciju
• povijest projekata i ugovora

Takav gubitak često znači prekid poslovanja, dodatne troškove i ozbiljne posljedice po ugled tvrtke.

Zaključak ovog mita

Microsoft 365 je izuzetno pouzdana platforma, ali pouzdanost servisa nije isto što i zaštita podataka. Ako ne postoji zasebno backup rješenje, poslovni podaci ostaju ranjivi na najčešće scenarije iz stvarnog života.

Mit 5: Microsoft 365 je cloud – ne treba nam IT podrška

Migracija u cloud često se doživljava kao kraj potrebe za IT podrškom. Budući da nema vlastitog servera, dio tvrtki pretpostavlja da se Microsoft 365 održava sam od sebe i da dodatna stručna podrška više nije potrebna. U praksi, cloud okruženje zahtijeva više znanja i nadzora nego ikad prije.

Zašto cloud ne znači "bez brige"

Microsoft 365 pruža stabilnu i skalabilnu platformu, ali ne upravlja načinom na koji ju pojedina tvrtka koristi. Netko mora:

• postaviti sigurnosne politike i pravila pristupa
• pratiti prijave i neuobičajeno ponašanje korisnika
• reagirati na sigurnosne incidente
• održavati i testirati backup rješenja
• prilagođavati sustav promjenama u poslovanju

Bez tih koraka, cloud postaje samo drugačije mjesto za iste probleme.

Najčešća pogreška u praksi

Tvrtke često uvedu Microsoft 365 jednom i više se ne vraćaju postavkama sustava. Korisnici se mijenjaju, uređaji dolaze i odlaze, poslovni procesi se razvijaju, a sigurnosna pravila ostaju ista. S vremenom se stvara nepregledno i rizično okruženje koje djeluje stabilno sve dok se ne dogodi incident.

Uloga IT podrške u Microsoft 365 okruženju

IT podrška u cloudu ne znači održavanje servera, već:

• stalni nadzor i prilagodbu sigurnosti
• brzo reagiranje na incidente
• savjetovanje korisnika i uprave
• osiguravanje kontinuiteta poslovanja

Cloud ne uklanja potrebu za IT-jem, on je samo mijenja.

Zaključak ovog mita

Microsoft 365 je snažan alat, ali njegova sigurnost i pouzdanost ovise o tome kako je postavljen i održavan. Bez stručne IT podrške, tvrtke često imaju lažni osjećaj sigurnosti koji može skupo koštati.

Bonus mit: Microsoft 365 je prekompliciran – sigurnost se ne isplati

Dio tvrtki svjestan je sigurnosnih rizika u Microsoft 365 okruženju, ali ih svjesno zanemaruje jer sustav doživljava kao prekompliciran, skup ili zahtjevan za održavanje. Često se može čuti kako je sigurnost "prevelik zalogaj" za manja poslovanja te da se ulaganje ne isplati u odnosu na potencijalni rizik.
U stvarnosti, takav pristup najčešće dovodi do odgađanja sigurnosnih odluka sve dok se ne dogodi prvi ozbiljniji incident. Tada trošak sanacije, gubitak podataka i prekid poslovanja višestruko premašuju ulaganje koje je bilo potrebno za osnovnu zaštitu.

Sigurnost ne mora biti savršena da bi bila učinkovita

Microsoft 365 sigurnost ne uvodi se odjednom niti mora biti jednako kompleksna za svaku tvrtku. Najveću vrijednost donose upravo osnovne mjere koje su pravilno postavljene i redovito održavane:

• jasna pravila pristupa korisničkim računima
• osnovni nadzor prijava i aktivnosti
• backup poslovnih podataka
• minimalna edukacija korisnika

Takav pristup omogućuje razumnu razinu sigurnosti bez opterećivanja zaposlenika i poslovnih procesa.

Prava vrijednost je u prilagodbi, ne u kompleksnosti

Sigurnost Microsoft 365 okruženja treba biti prilagođena veličini tvrtke, načinu rada i stvarnim rizicima. Cilj nije imati najkompleksnije rješenje, već sustav koji je stabilan, razumljiv i pod kontrolom. Kada je sigurnost postavljena na pravi način, ona postaje dio poslovanja, a ne prepreka.

Sljedeći korak za vašu Microsoft 365 sigurnost

Bez obzira koristite li Microsoft 365 već godinama ili tek razmišljate o njegovom uvođenju, važno je da je sustav pravilno postavljen, siguran i održavan. U praksi često susrećemo postojeća okruženja s aktivnim licencama, ali bez odgovarajuće sigurnosne konfiguracije, nadzora i backup rješenja.

U Imnetu pomažemo postojećim korisnicima kroz Microsoft 365 implementaciju i održavanje, dok novim korisnicima nudimo implementaciju Microsoft 365 licenci uz mogućnost kontinuirane IT podrške i održavanja.

Ako želite pouzdanog partnera za Microsoft 365, bilo da već koristite sustav ili tek planirate njegovu implementaciju slobodno nam se javite za neobvezujući razgovor.